Закупівлі не на карантині: як змінилось життя рятівників організації?

В умовах кризи керівництво відчуває цінність відповідальних за закупівлі і постачання

У кризовій ситуації саме на команду закупівельників лягає великий тягар відповідальності за швидкі та ефективні кроки по оптимізації витрат. Ці кроки допоможуть уникнути скорочень персоналу або взагалі закриття бізнесу.

Але яким чином змінилось життя рятівників бізнесу? Саме це ми й запитали у закупівельників. У цьому матеріалі я розкрию основні інсайди.

У травні 2020 року Центр вдосконалення закупівель при Київській Школі Економіки провів опитування закупівельників, щоб зрозуміти, як у зв'язку з кризою змінилося життя і настрої відповідальних за закупівлі та поставки колег.

Серед опитаних були представники комерційного та державного секторів, керівники закупівельних департаментів, їхні заступники та спеціалісти.

У кожного другого опитаного є як мінімум одна людина в підпорядкуванні. У кожного сьомого у підпорядкуванні понад 10 працівників.

Про умови праці

Згідно з результатами нашого опитування, в більшості випадків зарплата відповідальних за закупівлі і постачання не змінилася (62%). Дещо зменшилася зарплата у 22%, у 4% навіть дещо збільшилася. Разом з тим, в умовах карантину більше половини закупівельників працюють, як і раніше, 8 годин на день. Кожному другому опитаному доводиться працювати 10 годин на день. Менше працюють, від 4 до 7 годин на день, 16,2% закупівельників. Також ми запитали, чи доводиться їм працювати по вихідним. 59% відповіли, що не доводиться. Майже завжди по вихідним працює один з 10, кожному третьому доводиться працювати інколи.

З офісу продовжують працювати близько 50% респондентів, онлайн з дому працює 16% відповідальних за закупівлі і постачання. Решта поєднує роботу з дому з офісною. 

Про що говорять дані результати. Вони вказують на те, що в умовах кризи керівництво відчуває цінність відповідальних за закупівлю і постачання, що очікування і навантаження на закупівельну функцію під час карантину зросли. Скоротили під час карантину одну людину з 200. Одну людину зі 100 відправили у неоплачувану відпустку. Отже, у середньому тенденція  досить позитивна у даному питанні.

Резонансним виявилося питання, що заважає під час карантину ефективно працювати з дому? Домашні обов'язки та догляд за членами родини є найпопулярнішою відповіддю — 31,8%. Другою за популярністю проблемою, яка заважає ефективно працювати з дому — це не налагоджена комунікація з колегами.

Кожному п'ятому учаснику опитування заважає ефективно працювати з дому відсутність відокремленого комфортного робочого місця. Одній людині з 20 заважає відсутність або погана якість Інтернету. Внутрішній стан, невизначеність, стрес як основну причину вказали 5% респондентів. Конфлікти та непорозуміння з членами сім'ї з 200 вказали 2 людини. 

Про преференції

Важливо було дізнатися ставлення представників закупівельної сфери до преференцій у закупівлях для певних типів бізнесу (наприклад, бізнеси ветеранів, жінок, людей з інвалідністю), які мають пільгові умови у публічних закупівлях в деяких країнах. Це актуальне питання в контексті захисту прав вразливих категорій населення. Його час від часу піднімають серед політиків та активістів, але думка закупівельників про це була не досліджена в Україні. 

Отже, більшість респондентів (53,1%) вважають, що потрібно створювати пільгові умови в публічних закупівлях для певних категорій бізнесу. 29% опитаних вважають, що створювати пільгові умови не потрібно. Не визначилися з відповіддю 17,9%.

54,9% закупівельників вважають, що преференції в публічних закупівлях потрібно створити для підприємств, якими володіють люди з інвалідністю. На другому місці — 8,6% — знаходяться підприємства, якими володіють жінки. Показово, що дане питання викликало резонанс серед респондентів і воно набрало найбільшу кількість власних варіантів відповідей серед представників спільноти закупівельників — 33,5%.

Серед відповідей були і варіанти "ні", "не варто", "рівні умови", "всім підприємствам", "скрізь можуть бути спекуляції", "у 2007 році були такі преференції, нічого хорошого з цього не вийшло", "жодних преференцій, тільки конкуренція". Поряд із ними були і пропозиції на кшталт "медичні заклади", "бюджетники", "неприбуткові організації", "молоді підприємства", "підприємства, які займаються благодійністю", "державні підприємства", "підприємства які три роки і більше виграють тендери та виконують договори без порушень, штрафних санкцій, розірвання договорів".

Про навчання

Згідно з результатами нашого опитування, кожний другий закупівельник часто і гостро відчуває потребу в підвищенні кваліфікації та якісному оновленні знань у зв'язку з ситуацією, що склалася. Для публічного сектору потреба в навчанні пов'язана із введенням у дію нової редакції закону про публічні закупівлі. Закупівельники з комерційного сектору зрозуміли, що для належного функціонування організації треба швидко приймати рішення на основі аналізу даних, розумітися на світових трендах, інноваціях і категорійних стратегіях.

До початку карантину найефективнішим у світі форматом навчання дорослих був так званий формат "змішаного навчання" (Blended Learning) — поєднання офлайну та онлайну, самостійних та групових занять, теорії і практики.

Центр вдосконалення закупівель став першим в Україні закладом для підвищення кваліфікації закупівельників, який використовував даний формат навчання на флагманських курсах "Фахівець з публічних закупівель" та "Менеджер із закупівель". Однак ми розуміли, що карантин міг внести свої корективи, тому вирішили дізнатися під час опитування, який формат є найзручнішим в нових умовах для відповідальних за закупівлі і постачання працівників.

Опитування підтвердило ефективність формату змішаного навчання — даний формат обрали як найбільш зручний кожний другий опитаний. Приблизно кожний п'ятий обирав онлайн, віддалений формат навчання. Ще 20% опитаних обрали офлайн, у приміщенні в будні. Це свідчить про те, що змішаний формат, який поєднує і онлайн, і офлайн навчальні активності, залишається найбільш ефективним форматом підвищення кваліфікації дорослих.

Також ми запитали у закупівельників, хто, на їхню думку, має платити за підвищення кваліфікації працівників — сам працівник, організація, частково працівник і організація, держава або донори. Три з чотирьох опитаних — 76,6% вважають, що за підвищення кваліфікації закупівельника має платити організація, у якій він працює. 13,9% опитаних відповіли, що за підвищення кваліфікації мають платити частково організація і частково — сам працівник. На допомогу від донорських та громадських організацій розраховує кожний двадцятий.

Дані відповіді є достатньо прогнозованими для нас. Практика, коли за навчання працівників сплачує саме організація, є достатньо розповсюдженою при оплаті за наші навчальні курси. 

Мета даного опитування — відповісти закупівельникам в першу чергу собі, як змінилось робоче середовище та як підвищити свою ефективність. Covid-19 змінив світ.

Пандемія створила нові форми комунікацій, нові реалії ведення бізнесу. Аналізувати свої кроки та виносити з них уроки на майбутнє — це домашнє завдання сьогодня для всіх! А закупівельники — це фундамент для належного функціонування та розвитку бізнесу. Тому закликаємо всіх закупівельників думати ширше буденних рутинних задач — тоді ви та ваша організація вийдете з цією кризи не переможеними, а переможцями!