Werken vanuit huis lijkt blijvertje

Veel Nederlanders willen, nu ze de voordelen van thuiswerken hebben geproefd, in de toekomst vaker hun woning gebruiken als kantoor. Maar er is ook een andere kant. Thuis zijn medewerkers minder betrokken.

„Je denkt toch echt niet dat met de nieuw verworven ‘vrijheid’ van thuiswerken, wat ook blijkt te werken, die collega’s straks weer gewoon vijf dagen per week naar kantoor gaan?” Eén van de vele berichten over thuiswerken op LinkedIn. Op dat socialemediakanaal voor zakelijke contacten delen mensen hun ervaringen met werken vanuit huis.

De één bevalt het uitstekend; de ander moet toch echt even zijn frustratie kwijt over zijn eenzijdige, eenzame leven achter de laptop. Foto’s tonen geïmproviseerde werkplekken: van keukentafel –soms omgeven door rondslingerend speelgoed– tot strijkplank die verrassend goed dienstdoet als stabureau.

Thuiswerken lijkt een blijvertje te worden. Zo bleek onlangs uit onderzoek van Intermediair en Nationale Vacaturebank onder ruim 1000 Nederlanders dat 49 procent verwacht ook na corona –als de kantoren weer open gaan– vaker thuis te werken. Belangrijkste redenen hiervoor: geen reistijd hebben, beter eigen tijd kunnen indelen en meer tijd hebben voor het gezinsleven.

Vrijwillige keuze

Eerder werkten Nederlanders al regelmatig vanuit huis, gemiddeld één dag per week. Dat was meer uitzondering dan regel en doorgaans een vrijwillige keuze. Door de coronacrisis hebben ook degenen die nog niet eerder vanachter de computer thuis hun werkdag doorbrachten, noodgedwongen kennisgemaakt met werken op afstand en bijvoorbeeld teamoverleg per video.

Overigens is en blijft vooral werk dat hoofdzakelijk achter de computer wordt gedaan, geschikt voor thuiswerken. Daarbij valt te denken aan kenniswerkers zoals accountants, ingenieurs en wetenschappers.

Geïsoleerd

Wie geïnteresseerd is in arbeid krijgt momenteel een schat aan studiemateriaal in de schoot geworpen. „Het is bijzonder om de conclusies van mijn proefschrift nu in de praktijk bevestigd te zien”, zegt bestuurskundige Hanna de Vries. In oktober 2018 promoveerde zij op telewerk door ambtenaren. Over het algemeen voelden de overheidsfunctionarissen zich meer geïsoleerd en minder betrokken op dagen dat zij vanuit huis werkten. Het vaak geclaimde voordeel van thuiswerken, namelijk meer bevlogenheid van medewerkers bij de organisatie waar ze werkzaam zijn, bleek –opvallend genoeg– niet aanwezig.

„Momenteel hebben veel werkgevers een probleem”, stelt De Vries. „De standaard is veelal namelijk alle werkdagen vanuit huis te werken. Maar de grens ligt bij tweeënhalve dag per week, daarna kan de situatie de relatie met collega’s schaden, heeft eerder onderzoek al uitgewezen.”

Nederlanders gaan van gemiddeld één dag per week naar twee dagen per week thuiswerken, verwacht Wim Pullen, onderzoeker bij het Centre for People and Building (CfPB). „Sommige experts verwachten drie werkdagen.” Pullen coördineert de grootscheepse studie naar thuiswerkers van het CfPB, bureau Aestate, TU Delft en TU Eindhoven. Daarvoor vullen ruim 8000 thuiswerkers wekelijks vragenlijsten in over hun ervaringen met allerlei aspecten van werken op afstand. Pullen: „Mensen met kinderen hebben wel meer moeite met thuiswerken dan mensen zonder kinderen. Maar als de kinderen weer van maandag tot en met vrijdag naar school gaan, zullen de voordelen waarschijnlijk de boventoon voeren.”

Of na het coronatijdperk één ‘kantoordag’ per week voldoende zou zijn, kan hij niet zeggen. „Die situatie hebben we simpelweg nog niet eerder meegemaakt.” Een kantoor heeft niet alleen de functie om informatie uit te wisselen, mensen verbinden zich door hun werk ook met anderen. „Ze komen naar kantoor om deel uit te maken van een sociale groep. Daarover valt nog veel te onderzoeken”, aldus Pullen. „Het meeste informeel contact vindt plaats op de hoek van het bureau van de ander.”

Ogen op steeltjes

Niet alleen praatjes over het weekend of de kinderen worden zo uitgewisseld. Ook overdracht van kennis verloopt via het sociale verkeer op werkplekken. „Jonge mensen, die nog aan het begin staan van hun loopbaan, volgen met ogen op steeltjes wat er om hen heen gebeurt. Bijvoorbeeld hoe collega’s een gesprek voeren, hoe relaties worden ontvangen en hoe er wordt onderhandeld. Ze vormen zo hun attitude, een professionele houding”, zegt Pullen. „Dat is niet te vervangen met technologie. Vergelijk het met gewoontes in een gezin: die kijk je af en doe je na.”

Ook vergaderen via video heeft zijn grenzen vergeleken met bij elkaar komen in een vergaderruimte, zegt Pullen. „Alle zintuigen zijn nodig om na te denken, contact te maken en beslissingen te nemen. Waarnemingen zijn beperkter bij contact per video. Videoconferencing werkt als de betrokkenen elkaar al hebben ontmoet. Bij nieuwe gezichten, bijvoorbeeld bij de start van een nieuw project, is digitaal communiceren soms wat onwennig.”

Managers zullen grote moeite hebben om leiding te geven aan medewerkers die meer digitaal dan fysiek aanwezig zijn, verwacht het CfPB. „Veel managers zeggen: als ik de medewerker zie, kan ik langslopen en vragen stellen. Van medewerkers horen we dat zij hun leidinggevende soms al drie, vier weken niet meer hebben gesproken.”

Rond leiding geven aan mensen die hun werk zelf regelen, is volgens Pullen een trendbreuk mogelijk. „Uit ons onderzoek blijkt dat 80 procent van de managers zegt goede afspraken te hebben met hun medewerkers. Terwijl slechts 30 procent van de medewerkers zich daarin herkent; de rest dus niet. Daarin valt op dat managers het ”even langslopen” hebben vervangen voor ”afspraken maken.” Of chefs het lastiger vinden om hun personeel meer op eindresultaten aan te sturen dan op taken, moet het onderzoek nog uitwijzen.

De zogeheten kantoortuin, een grote open werkruimte, zal geen lang leven meer beschoren zijn, voorspelt Pullen. „Maar liefst 99 procent van de respondenten stelt rust in de werkomgeving op prijs. Telefoneren met allerlei geluiden op de achtergrond, zoals gebeurt in een kantoortuin, kan niet goed zijn voor de concentratie. Als mensen thuis hun taken kunnen doen waarvoor concentratie nodig is, zullen ze daarvoor kiezen. Voor andere zaken zoals overleg en de reuring zullen ze dan naar kantoor komen.”

„Thuiswerker helpen met afsluiten werkdag”

„Ik moet eerlijk bekennen dat ik uitzie naar de dag dat we als collega’s weer op kantoor zitten en elkaar spreken bij de koffieautomaat”, zegt Jelmer Nieuwenweg (44), directeur bij softwarebedrijf PinkWeb uit Amersfoort.

Maar sommige gebruiken die de afgelopen tijd zijn ontstaan, wil hij vasthouden in de toekomst. Onder de 37 medewerkers van het bedrijf zal belangstelling zijn om in de toekomst vaker thuis te werken, verwacht hij. „Voor de coronacrisis ging het om een enkeling die wel eens thuiswerkte. Nu is iedereen er achtergekomen dat werken vanuit huis best goed gaat, mits je geen kleine kinderen om je heen hebt. Mensen vinden het best prettig om geen reistijd te hebben en tussen de middag bijvoorbeeld te kunnen hardlopen.

Ik denk dat als mensen meer ruimte hebben om thuis te werken, dat hen dat energieker en meer betrokken kan maken. Bedrijfsmatig is het voordeel dat er minder parkeerplaatsen en bureaus nodig zijn.

We hebben ontdekt dat we klanten ook op afstand kunnen helpen om iets in de software in te stellen. Het kan goed dat we straks minder vaak naar klanten gaan. Dat scheelt zomaar twee uur reistijd, is beter voor het milieu en scheelt files.

Ik zie mensen nu niet meer op kantoor. Een zucht van iemand, een succes of nieuw initiatief krijg ik daardoor minder goed mee. Om erachter te komen wat mensen bezighoudt, moet ik nu meer moeite doen. Een van mijn grootste zorgen is dat we missen als iemand het zwaar heeft. Dat vond ik eerst best pittig.

Bij PinkWeb proberen we daarom nu veel contactmomenten te hebben met elkaar door te bellen per telefoon of video. Collega’s kunnen ook elkaar opzoeken om bij te praten via de chat van de digitale babbelplek.

Verder is het ook lastig om te weten of iemand vrij is of thuiswerkt. Dat bepaalt nogal of ik iemand ga bellen. Voorheen was de praktijk: niet op kantoor betekent een vrije dag.

De teams hebben aan het eind van de werkdag per video een gezamenlijke afsluiting met een kort praatje. Dat is belangrijk om afstand te nemen van het werk, omdat normaal gesproken bijvoorbeeld de terugreis naar huis daarbij helpt. Ook stimuleren de teamleiders de medewerkers om hun laptop op te bergen en uit het zicht leggen.

Sturen op de langetermijndoelen in plaats van sturen op taken, wordt belangrijker als mensen meer gaan thuiswerken. Dat zij in hun woning een goede werkplek hebben, heeft dan ook meer aandacht nodig.”

„Eén kantoordag per week is voldoende”

„Voor de coronacrisis werkte ik gemiddeld drie à vier dagen per week thuis”, zegt Frans Woord (64) uit Goes. Hij is in dienst bij de overheid. „Alleen als het nodig was, ging ik naar kantoor, dat was gemiddeld één dagdeel per week. Daarnaast reisde ik voor gesprekken met zakelijke contacten naar diverse adressen in Zeeland en West-Brabant. Op het kantoor van mijn werkgever zijn bureaus voor ongeveer 70 fte’s, terwijl 140 fte’s er in dienst zijn. Hierdoor waren medewerkers al genoodzaakt om thuis te werken.

Daar waar mogelijk moet worden thuisgewerkt. Eén kantoordag per week –hooguit twee– is voldoende. Als we kijken hoeveel mensen nu thuiswerken dan moet (meer) thuiswerken voor veel beroepsgroepen mogelijk zijn. Natuurlijk is wel van belang dat het werk goed vanuit huis gedaan kan worden. Ook is een geschikte werkplek thuis nodig. Met kleine kinderen thuis is thuiswerken minder handig.

We moeten af van het automatisme om met z’n allen om 8 of 9 uur te beginnen met werken en ’s avonds weer tegelijkertijd naar huis te gaan. Besprekingen waar aanwezigheid echt nodig is, kunnen later op de dag gepland worden. Voor de coronacrisis reisden we te veel. We boeken al winst als we met z’n allen het reizen met een derde kunnen terugdringen. Dat scheelt veel files op de weg.

Tijdens de coronacrisis blijkt dat er volop mogelijkheden zijn om te communiceren op afstand. Van de technische hulpmiddelen die al volop bestond, maakten we veel te weinig gebruik. Vergaderen kan ook vaker op afstand gebeuren. In andere landen gebeurt dat al vaker via videobellen omdat de reisafstanden veel groter zijn dan in Nederland.

Het invoeren van een ”afdrachtvermindering thuiswerken” zou werkgevers kunnen stimuleren om thuiswerken toe te staan. Zij zouden minder loonheffing voor de thuiswerkende medewerkers hoeven te betalen. Wie er naar kantoor kan komen en wie niet, kunnen organisaties zelf in overleg met hun werknemers regelen, zonder bemoeienis van de overheid.”