Хорошие бухгалтеры не делают это руками: 10 рутинных задач, которые пора автоматизировать в 1С

В своей работе мы часто сталкиваемся с парадоксальным отношением бухгалтеров к системам автоматизации бухучета. Казалось бы, технические решения призваны облегчить труд сотрудников и высвободить для них больше времени на решение ключевых задач. Но на практике большинство бухгалтеров открещиваются от них: «чур меня, чур».

С чем это связано? С недоверием к технике, с нежеланием переучиваться? Или с потаенным страхом, что автоматизация бизнеса оставит бухгалтеров без работы? Да, знаменитая статья «Будущее рабочих мест» за авторством Карла Фрея и Майкла Осборна из Оксфордского университета предсказывала сокращение мест бухгалтеров и аудиторов на 94%. Но не стоит трактовать ее столь буквально:

1. Пока что системы автоматизации бухгалтерского учета далеки от того, чтобы полностью заменить квалифицированного сотрудника.
2. Высокая вариативность решений затрудняет, а порой и исключает автоматизацию.
3. Каждый бизнес индивидуален, и самые лучшие решения – тоже индивидуальные. До выработки таких решений искусственному интеллекту пока далеко.

Так что конкурировать с роботами нам придется нескоро. А вот с другими специалистами – уже сейчас. По оценкам ВШЭ в России более 3,5 млн бухгалтеров. 4% населения страны! Это третья профессия по распространенности. Третья, Карл! Больше только водителей и продавцов. И сегодня в конкурентной гонке выигрывает не тот, кто «умеет все ручками», а тот, кто знает, как максимально упростить жизнь себе и компании.

10 примеров автоматизации рутинных задач

Самое важное, что нужно помнить, приступая к автоматизации, – то, что автоматические решения не отменяют того самого знания «как все сделать ручками» и не обесценивают его. Автоматизировать нужно по потребностям, а не просто ради самого факта. Если у вас три вида товара, вам не целесообразно заморачиваться на автоматизированную базу номенклатуры. И наоборот: если у вас пятьдесят новых контрагентов каждый месяц, нелепо каждого проверять вручную.

Автоматизация хороша там, где ее применяют с умом. Это как с автолюбителями. Если вы каждый день стоите в пробках по три часа, лучше перейти на коробку автомат, чем сквозь слезы с занемевшей ногой гордиться умением водить на механике.

В этой статье мы собрали самые распространенные ручные операции, которые бухгалтеры до последнего стараются делать вручную, хотя для каждого существует одно или несколько технических решений.

Ввод первички

Акты, счета-фактуры, УПД, счета на оплату, паспорта и другие первичные документы могут отнять нечеловеческое количество времени на ручной ввод. Но зачем, если ABBYY разработала специальное решение для обработки документов? На базе ее технологий существует несколько разных сервисов и ПО для бухгалтеров, которые можно использовать для автоматизации ввода первички. От сотрудника требуется только проверка результата.

Время до: от 1 до 5 часов

Время после: 10-15 минут

Электронная отчетность

Сдача отчетности в контролирующие органы (ФНС, ПФР, ФСС и Росстат) – головная боль каждого бухгалтера. Сроки проверь, актуальность формы проверь, ошибки проверь, отправить не забудь. Все это можно автоматизировать до такой степени, что все отчеты будут сами отправляться прямиком из 1С в зашифрованном виде, а программа предварительно все проверит и сообщит, нужны ли исправления.

Время до: 30-60 минут

Время после: 1-5 минут

Клиент-банк

Если про электронную отчетность из 1С слышали многие, то вот про то, что там же можно обмениваться документами с банком, знают не все специалисты. Прямо в интерфейсе 1С вы можете формировать и отправлять платежи в банк, отслеживать статус документов и получать информацию по всем картам.

Экономия времени, может, и незначительная, а вот удобство и сохранение концентрации – на высоте.

Обмен документами с контрагентами

Документооборот с контрагентами тоже можно организовать прямиком из интерфейса 1С. Во-первых, не придется переключаться. Во-вторых, больше ничего не потеряется.

Сверка данных с контрагентами

Сопоставление счетов-фактур своей организации и контрагента – тот еще квест, требующий предельной концентрации внимания. Но разве не приятнее попивать в это время кофе и получать отчеты программы, в которых она укажет каждое расхождение?

Авансовый отчет по QR-коду

Даже покупка двадцати наименований канцелярии для офиса может обернуться часовой работой для бухгалтера, которому надо составить авансовый отчет по расходам, то есть вручную ввести каждую позицию, их количество и стоимость. А можно было просто отсканировать QR-коды с чеков, а программа бы составила авансовый отчет автоматически.

Время до: 60 минут

Время после: 2 минуты

Проверка контрагента

Если ваша компания часто заключает новые контракты, то на ручную тщательную проверку каждого контрагента может и не хватить времени. Остается два пути: либо рисковать, либо автоматизировать процесс. Для этого есть готовые решения – сервисы, которые по введенным данным «пробьют» контрагента на банкротство, принадлежность к однодневкам, на наличие судебных процессов и прочие подозрительные признаки.

Время до: 3-5 часов на одного контрагента

Время после: 3-5 минут на одного контрагента

Поиск дублей в справочниках

Нечаянные дублирующие документы в справочниках могут стать настоящей занозой сами знаете где. Временные затраты, которые уходят на ручную проверку, зависят от размера вашей базы и такого туманного понятия, как «замыленность глаза». Короче говоря, вы можете потратить целый день на поиск дубля. А программе на это потребуется не больше пары минут.

Сверка выручки с базой НДС

«Получили расхождение между базой НДС и прибылью. Часть денег нашла, а часть не могу определить, откуда взялись» – распространенная проблема, на решение которой может уйти от одного часа до нескольких рабочих дней. Чтобы не сталкиваться с такими фантомными суммами, стоит автоматизировать процесс.

Соответствие закону

Вам хоть раз возвращали документы, потому что «они оформлены по устаревшим нормам»? И это тогда, когда нормы устарели 15 минут назад. Приятного в этом мало, а возня на переделывание может занять слишком много времени. Избавиться от такой проблемы можно раз и навсегда при помощи автоматизированного решения, которое загружает в свою базу все свежие изменения законодательства и сверяет с ними ваши документы.

Экономия времени в этом случае равняется тому времени, которое вам в каждом конкретном случае придется потратить на переоформление документа и повторную его отправку.

Что нужно знать, чтобы автоматизировать рутинные задачи

Чтобы знать, как автоматизировать процессы своей компании, надо в первую очередь выяснить, какие для этого вообще есть возможности. Если вы работаете «по накатанной», то могли и пропустить множество решений. Между прочим, это не значит, что вы ленивы или безответственны – так уж устроен наш мозг, что ему гораздо легче выполнять пусть и сложные, но привычные действия вместо того, чтобы решиться и изучить что-то новое.

Итак, что нужно делать, чтобы держать руку на пульсе:

1. Следить за обновлениями 1С, обязательно прочитывать документы свежих релизов и внедрять в учет.
2. Изучать возможности дополнительных сервисов и ПО.
3. Развивать аналитическое мышление, изобретать собственные решения и реализовывать их при помощи программистов 1С. Высший пилотаж, повышает ценность сотрудника в N раз.

Чтобы эти советы работали, они должны быть в вашем расписании. И не размытой формулировкой «следить за обновлениями», как мы их приводим для обобщения, а конкретной задачей, например – «В понедельник 20 минут читать список обновлений последней версии 1С».

А теперь давайте посмотрим, как именно мы можем сэкономить собственное время и ресурсы:

Как реализовать решения автоматизации на практике

Настало время поговорить о том, как все эти прелести реализовать технически. Вот где живут решения для автоматизации: 

1. 1С и ее свежие внутренние возможности

Многие возможности автоматизации процессов уже заложены в вашу версию 1С или вот-вот появятся в новых релизах. Для того, чтобы быть в курсе, необходимо следить за обновлениями и погружаться в тематические информационные источники: это могут быть и профильные СМИ, и блоги бухгалтеров.

Плюсы: уже входит в стоимость вашей программы, дополнительно платить не надо

Минусы: встроенные возможности 1С редко могут потягаться с дополнительными сервисами 

2. Портал ИТС и Маркет42

Магазины сервисов 1С. Готовые модификации с самыми разными возможностями (почти все, о чем мы писали в статье, можно реализовать через эти сервисы). Приобрести можно на портале ИТС или взять по подписке в новом Маркете42 от компании 42Clouds – тут фишка в том, что сервисы выкладывают сами разработчики, а вы можете потестить каждое решение и подписаться на любой срок. Не понравилось? Не проблема, просто отписываетесь.

Плюсы: невысокая стоимость, широкий выбор, сервисы не влияют на обновления 1С

Минусы: решения все же стандартизированные, для каких-то супер-уникальных случаев могут и не подойти

3. Индивидуальные разработки

Вариант, который идеально подходит тем, у кого много специфики в работе или крупным компаниям. Вы можете самостоятельно найти решение для автоматизации какой-то части работы и заказать его реализацию у опытного разработчика 1С. Либо можно пойти дальше и обратиться к разработчику, чтобы он познакомился с вашей системой учета и предложил, какими способами можно автоматизировать самые трудоемкие процессы, отнимающие уйму времени и сил.

Плюсы: если все пойдет хорошо, на выходе вы получите уникальную разработку, которая будет решать именно ваши задачи

Минусы: это дорого, долго и, увы, не всегда эффективно, если не повезло с исполнителем

4. Комплексные решения

Существует еще и такой вариант решения автоматизации: комплексное ПО и сервисы. Хороший пример – Sauri со встроенным помощником бухгалтера, где реализовано больше десятка автоматизированных решений рутинных задач. Замечательный вариант для малого и среднего бизнеса.

Плюсы: экономия, удобство использования

Минусы: некоторые функции в комплексном решении вам могут и не понадобиться

Как видите, автоматизация бухгалтерского учета имеет множество вариантов, и не так страшна, как кажется на берегу. Грамотное использование современных возможностей поможет сэкономить время, деньги и, самое главное, нервы от недопущенных ошибок.