Как организовать работу удалённой команды и “организоваться” самому

Простые советы по организации удаленной работы на основании опыта компании "Человеческий капитал".

Определение проблем

Большинство руководителей привыкли работать с командой, когда она рядом. За многие годы механизмы оффлайн-руководства сформировались в устойчивую конструкцию, опытные руководители с ними «срослись», а молодые — перенимают их моментально, поскольку сами часто выросли как специалисты в этой же системе координат. И тут — «бац» — нейронные связи изменились, а сценарии поведения остались теми же.

Сложившаяся ситуация оказалась для руководителей лакмусовой бумажкой, продемонстрировав, действительно ли все процессы в компании выстроены так хорошо, как это выглядело в отчётах и на квартальных собраниях. И, конечно, карантин стал настоящим экзаменом на прочность командного духа и самоорганизованности.

Основные сложности, с которыми столкнулись мы с командой

1. Рабочие чаты превратились в кашу из сообщений по делу и канала с мемами.
2. Сотрудники начали переругиваться потому, что один мог обедать в то время, когда другой ждал от него ответа на срочный запрос.
3. Те, у кого дома семьи, постоянно жаловались на пониженную продуктивность. Те, у кого их не было — тоже.
4. Катастрофически ухудшилась мотивация.

Сначала я пыталась не замечать проблем, избегая заниматься новым для меня ремеслом — организацией работы коллектива и надеясь, что ситуация сама наладится со временем. Но происходило с точностью наоборот: люди больше ругались и хуже работали. Отрефлексировав проблемы и осознав их, мы стали вносить изменения. И сейчас я уже уверена, что «удаленка» имеет массу плюсов, если знать, с какой стороны к ней подойти.

Сложности, с которыми сталкиваются сотрудники, работая удаленно, делятся на три основных направления: психологические трудности, проблемы в организации рабочего процесса, неумение организовать работу из дома. Все эти направления очень тесно связаны, влияя на одно, мы неизбежно меняем другое.

Формирование баланса работы и отдыха

Для организации эффективной работы в целом из важно, чтобы физическая активность и интеллектуальная были в балансе. А чтобы организовать эффективную работу из дома, необходимо сбалансировать на одной площади, помимо непосредственно работы, все виды возможной деятельности: тренировки, сон, отдых, чтение книг. Если не отвлекаться от рабочих задач «от завтрака до сна», проигнорировав потребность в движении и получении приятных эмоций через хобби и элементарный «тюлений» отдых, во время работы на удалёнке в несколько раз повышается риск эмоционального выгорания. Есть и другая крайность дисбаланса. Привыкнув к тому, что дома мы отдыхаем, многие столкнулись с тем, что просто не могут заставить себя работать. Это ни хорошо, ни плохо, просто так работают нейронные связи. Вне зависимости от того, в каком из лагерей оказались участники вашей команды, систематизировать деятельность придётся вместе. В период удаленки важно не бояться «выносить на общий стол» предложения по улучшению деятельности.

Шаг 1. Заново согласовать «рабочие» площадки. Наверняка айтишник уже настроил вам частичный удаленный доступ к рабочему компьютеру, но раньше у вас был еще и внутренний телефон, и возможность дойти до соседнего кабинета. Определите с командой недостающие элементы для взаимодействия. Это может быть общий гугл календарь, где всем видно расписание каждого сотрудника подразделения, дополнительный чат или даже группа в социальной сети. Обсудите необходимость внедрения инструментов для организации работы удаленных команд: Miro, Trello.

Шаг 2. Структурируйте рабочий процесс. Пользуйтесь правилом «1-3-5» для списка дел, в рамках которого за день вы будете делать 1 большую задачу, 3 средних и 5 небольших.

Регулярно задавайте себе вопрос: Что уже совсем не важно для меня, но успевшее укорениться? Как я могу отказаться от этого? Используйте Метод помидора: 25 минут работы строго над одной задачей без отвлечений на чаты, звонки, кофе. Если вы руководитель, рекомендую не просто рассказать о методиках структурирования работы, но и провести отдельный митинг на эту тему, где все сотрудники могут поделиться своими лайфхаками на эту тему.

Шаг 3. Определить время. Если у вас была практика еженедельных планерок по понедельникам — не меняйте ритуал. Но также необходимо обсудить с членами команды и зафиксировать рабочие часы каждого сотрудника, их время обеда и перерывов, если они были допустимы в офисной жизни. Внесите эти данные в общий календарь команды. Это дисциплинирует и избавит коллег от проблем в виде сорванного обеда или испорченного коллегой вечера.

Шаг 3. Сформировать настрой. Выберите ритуалы, которые помогут утром настроиться на рабочий лад — надевайте рабочую одежду, наносите макияж, духи, меняйте «домашнюю» кофейную кружку на «рабочую». Рекомендуйте сделать это даже скептически настроенным коллегам.

Шаг 4. Определите место. Физически разграничьте дома зоны для работы и отдыха. Здесь вы «на работе», а там — на отдыхе дома. Даже если будут разные стороны единственного в квартире дивана. Звучит странно, но это действительно важно.

Командный дух

Многие сотрудники и даже руководители, уйдя на удаленку, столкнулись с тем, что нет командного эгрегора — все сами по себе. Многие просто потеряли ориентиры и не понимают, кто они и куда сейчас двигаются они сами и компания, свое место в ней.

Что делать?

Шаг1. Настройте общение на расстоянии. Уверена, что каждый из вас с переходом на удаленный режим работы столкнулся с тем, что сообщений, звонков, совещаний стало еще больше. И на самом деле эта ситуация таит в себе две опасности. Первая — перегрузка сообщениями. Вторая заключается в том, что «удаленное» общение не передает в должной мере эмоционального окраса наших сообщений, что может стать причиной возникновения конфликтов на ровном месте. Старайтесь формулировать сообщения так, чтобы коллеги верно интерпретировали их эмоциональный окрас. Какое-то время вам действительно придется следить, недвусмысленно ли ваше высказывание. В организации коммуникации могут помочь #хештеги: вы можете зафиксировать с помощью них шутки, идеи, оффтоп. Это снизит градус раздражения, незаинтересованные смогут, увидев хештег, пропустить сообщение.

Шаг 2. Важность целей. К сожалению, очевидность этого действия не говорит о том, что так и поступили все компании, когда настал час «х». ТОП-менеджменту необходимо на старте перевода коллектива на удаленку провести стратегическую сессию и определить, что необходимо поменять в связи с переходом на новый формат, чтобы добиться поставленных целей, а также еще раз подтвердить релевантность целей изменившимся реалиям. Затем донести обновленную информацию до сотрудников, выслушать от них обратную связь. Сейчас им как никогда важно понимать, что компания стабильна, свое место в ней, ощущение общности.

Шаг 3. Организуйте единое информационное поле. Держите команду в курсе важных событий внутри компании. Ставьте задачи в открытом обсуждении перед всей командой. Сделайте доступными для всех результаты проделанной командой работы.

Шаг 4. Менеджмент. Руководителям в период удаленной работы категорически не рекомендуется контролировать людей, работайте над их мотивацией. Необходимо общаться с каждым сотрудником прямого подчинения минимум 1 раз в неделю, начинайте все общения 1 на 1 с личного. Развивайте культуру ответственности, помогите сотрудникам осознать, что и в мире оффлайна, и в мире онлайна мы все отвечаем в первую очередь за результат, а не за отработанные часы. В этом также может помочь тот же совместный календарь. Попробуйте во время согласования графика попросить подчиненных выбрать рабочее время, которое, по их мнению, позволит им работать эффективнее, а не по принципу 9.00-18.00. Затем проконтролируйте результат недели такой работы. Если в команде появляется новый сотрудник — назначьте ему наставника, эта практика обычно хорошо показывает себя во время адаптации новичка, а в режиме удаленной работы может работать ещё эффективнее.

Шаг 5. Адаптируйте корпоративную культуру. Если у вас в компании заведено по пятницам ходить в бар, играть в квизы или организовывать турниры — не откладывайте неформальные собрания «до офисных времен». Квизы уже перенесены организаторами в онлайн, пропустить стаканчик вы можете с коллегами в Zoom, вариантов онлайн-настолок в сети масса. Сделайте чат «комната-кухня», аналог реальной офисной кухни, где вы перебрасываетесь шутками и нерабочей информацей. Вам кажется последнее очевидным? Уверяю вас, у многих команд до сих пор таких «кухонь» на всё подразделение нет, есть максимум микрочаты на троих, где они обсуждают не любимых коллег.

Шаг 6. Следите за механикой проведения совещаний. На самом деле, никто не придумал новых правил в этом отношении, просто повысилась значимость их соблюдения.

1. Приглашайте только тех сотрудников, без участия которых выполнение повестки совещания невозможно, всегда заранее фиксируйте цели собрания.
2. Определите комфортную длительность совещания, делайте перерывы каждые 40 минут и обязательно договоритесь о времени окончания совещания.
3. Ведите протокол совещания. Разошлите его после совещания всем, кто работает по этой конкретной задаче.
4. Расшаривайте экран. Обязательно пользуйтесь онлайн досками, презентациями и инструментами визуализации задач.

Возможно, прочитав эту статью, вы схватились за голову, ведь «столько нужно сделать». Рекомендую вам не волноваться и помнить, что «слона надо есть по частям». Начните реализовывать вышеописанные пункты хотя бы по одному в два дня и у вас всё получится.