Как во время пандемии организовать работу в офисах. 15 советов

Я вижу по новостям из Украины, что многие уже возвращаются в офисы. Если вам это настолько нужно, прислушайтесь к советам экспертов

У нас в Фонде на прошлой неделе обсуждали состояние глобальной экономики, а через неделю будет выступать панель известных эпидемиологов. Однозначно понятно, что будет вторая волна эпидемии — когда и насколько сильная зависит от многих из нас — наша задача снизить риск распространения вируса.

Я вижу по новостям из Украины, что многие уже возвращаются в офисы. Если вам это настолько нужно, и вы действительно вообще не можете работать дистанционно, то рекомендую прислушаться к советам экспертов по организации работы офисов в период ослабления карантинных мер:

1. Определите новые принципы организации работы офисов: здоровье людей должно быть превыше всего. Только на втором месте должна быть производственная необходимость. При этом дайте возможность сотрудникам выбирать — выходить ли работать в офис или продолжать работать из дома. Таким образом вы избежите проблем с психикой и паническими атаками тех сотрудников, которые очень боятся эпидемии (поверьте — таких много среди здравомыслящих людей).

2. Проанализируйте свою работу во время карантина — подумайте, что из того периода может стать вашей постоянной моделью работы. Вам действительно надо так много людей в офисе, или все же часть людей может постоянно работать из дома?

Читайте также:

Уляна Супрун
Как организовать работу в офисе в новых реалиях

3. Запланируйте выход «шахтным» методом — по сменам: одни сотрудники будут выходить понедельник — среда, другие — вторник — четверг, третьи — по пятницам. В офисе в конкретный день должны быть только те, кто там должен быть обязательно. Таким образом вы снизите количество контактов в офисе.

4. Проанализируйте возможность выхода сотрудников на работу в разное время — таким образом вы снизите количество контактов людей в офисе в часы пик утром и вечером и снизите вероятность распространения вируса.

5. Продумайте вопросы организации транспорта своих сотрудников при поездке на и с работы. Публичный транспорт — огромное поле для распространения вируса. Если есть возможность, организуйте доставку сотрудников на такси, автобусах или оплачивайте поездки сотрудников на собственных автомобилях. Задача — мотивировать их не пользоваться публичным транспортом какое-то время.

6. Продумайте и внедрите механизмы предварительного скрининга — мониторинга: установите инструменты измерения температуры на входе в здание. Просите людей измерять температуру дома — пусть люди с любыми симптомами проблем здоровья не приходят в офис — героизм здесь не нужен.

7. Усильте двустороннюю систему коммуникации с сотрудниками в существующих условиях — старайтесь информировать их о ситуации с вирусом, с изменениями правил внутри организации — помогайте бороться со страхами и переживаниями сотрудников. Но также проводите постоянные опросы о качестве организации работы — важно слышать мнение сотрудников и не пропускать рост потенциальных проблем, связанных с дискомфортом сотрудников. Важно проявлять эмпатию и сохранять внутреннюю культуру, даже в таких сложных условиях.

8. Значительно увеличьте информирование сотрудников в офисе (на входе, в коридорах, лифтах, мейл-рассылках, на столах) о рисках эпидемии и о социальной ответственности каждого из них в замедлении темпов распространения эпидемии. Можно даже с сотрудниками подписать временный социальный контракт, объясняющий новые правила работы в офисе.

9. Установите и донесите до людей новые протоколы посещения зданий — например, что люди должны находиться в публичных местах и на встречах в масках — это позволит сократить риск заражения.

10. Продумайте логистику внутри зданий — например, организуйте движение по офисах в определенную сторону, чтобы соблюдать социальное дистанцирование и избегать ненужных контактов людей в коридорах. Также пересмотрите нормы пространства на одного сотрудника — понятно, что расстояние между сотрудниками надо увеличивать.

11. Установите средства дезинфекции возле входа в здание, возле лифтов, в местах потенциального скопления людей. Увеличьте периодичность уборки офисов — просите сотрудников убирать документы со столов, чтобы офисные столы и кресла можно было также тщательно убирать. Таким образом вы снизите возможность распространения инфекции.

12. Сократите до минимума, а лучше закройте внутренние системы общепита в офисах. Столовые — места соприкосновения большого количества людей, и хорошая среда для распространения вируса. Если ваша организация предоставляет питание сотрудникам, то лучше это делать через заказ заранее пакетированных продуктов, чем предлагать «шведский стол» в кафе.

13. Несмотря на то, что вы находитесь в офисе, проводите большинство конференций онлайн — поверьте, качество от этого не ухудшается, но при этом сокращается количество физических контактов нескольких людей в ограниченном помещении на протяжении длительного периода времени — значит, сокращается риск заболевания. Также все тренинги тоже должны проводиться онлайн.

14. Не планируйте международные командировки — большинство стран все еще требуют самоизоляции и карантина во время приезда иностранцев как минимум на 14 дней. Кроме того, поверьте, такие путешествия будут сопровождаться постоянными сбоями и препятствиями — самолеты не будут уходить вовремя, время посадки/выхода с самолетов значительно увеличено — есть риски пропустить стыковки. Просто подождите несколько месяцев — не торопитесь. Лучше используйте видео-конференции для коммуникации со своими партнерами, коллегами и клиентами.

15. И последнее — что бы кто вам не говорил, возврат в офис после карантина должен изменить способ работы, который вы пропагандировали еще три месяца назад. Бизнес должен наконец понять, что работать надо по-другому: если вашей организации не существует онлайн, вы не сможете пережить следующий кризис; если вы не умеете продавать онлайн, вы не сможете пережить следующий кризис; если вы очень зависимы от наличия всех людей в офисе, то вам надо срочно менять внутренние процессы, делая их более мобильными, иначе вы не сможете пережить следующий кризис.

Текст опубликован с разрешения автора

Оригинал

Присоединяйтесь к нашему телеграм-каналу Мнения НВ