Как перейти на электронные трудовые книжки, если кадровый документооборот ещё на бумаге?

Работодателей обязали передавать сведения о трудовой деятельности сотрудников напрямую в ПФР. Удобнее всего такое взаимодействие тем, кто перешел на цифровые процессы. А что делать тем, кто еще не успел распрощаться с бумагой? Условия поставили, инструкцию не предоставили! Мы все выяснили: что передавать и как все это организовать.

Национальная программа «Цифровая экономика Российской Федерации» включает в себя масштабный федеральный проект «Нормативное регулирование цифровой среды», который, как известно, поддерживает переход на электронные трудовые книжки (ЭТК).

В 2019 году велись подготовительные работы, и в декабре Правительство РФ приняло два законопроекта, которые впоследствии стали правками в Трудовом кодексе РФ и № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования».

2020 год является переходным: организации должны сделать выбор, как передавать сведения о трудовой деятельности своих сотрудников в ПФР, а также проинформировать работников о переходе на новый способ работы, получить их явное согласие или отказ от продолжения ведения трудовой книжки на бумаге.

Уже в течение 2020 года работодатели начнут частично передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР о работниках, у которых возникнут кадровые события в указанном периоде. С января 2021 года организации будут передавать такие сведения в ПФР по всем своим сотрудникам на регулярной основе.

Какие сведения нужно передавать в ПФР?

В ПФР необходимо предоставлять информацию о каждом кадровом событии: приёме, переводе, увольнении работника. Передаются только основные реквизиты приказов (распоряжений) руководителя, сами документы в ПФР передавать не нужно.

На практике в большинстве компаний сотрудники подписывают и ознакамливаются с приказами на бумаге под личную подпись. Однако уже сейчас можно организовать подготовку документов в информационной системе работодателя, например в системе управления цифровыми процессами и документами. Это упростит подготовку приказов на основании утвержденных шаблонов, ускорит их согласование.

Кроме того, структурированное хранение данных о кадровых событиях в единой системе упростит в будущем массовую передачу таких сведений в ПФР — нужно только предусмотреть в ИТ-решении возможность автоматической выгрузки данных в нужном формате. Также эта информация окажется полезной при подготовке электронных личных карточек, если Минтруд сохранит этот вид документа.

Какие шаги нужно предпринять уже сейчас?

Если соблюдать статью 2 Федерального закона № 439 от 16.12.2019 «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», то необходимо придерживаться такого порядка действий:

1. До 30 июня 2020 года необходимо уведомить работников об изменениях в трудовом законодательстве и возможности формировать сведения о трудовой деятельности в цифровом виде. Уведомление о возможности перехода на электронные трудовые книжки должно быть подготовлено в письменной форме.
2. До 31 декабря 2020 года организации должны собрать заявления от своих работников о согласии или отказе от дальнейшего ведения трудовой книжки на бумаге. Заявления также должны быть оформлены в бумажном виде.
3. Параллельно с первым и вторым мероприятиями работодатель вносит изменения в свои локальные нормативные акты (ЛНА), если это требуется. Все сотрудники должны в обязательном порядке ознакомиться с изменениями.

Важно отметить, что работник имеет право сохранить сейчас бумажную трудовую книжку, а спустя несколько лет всё же перейти на ЭТК. Специалисты кадровой службы передают в ПФР информацию о заявлении так же, как и о кадровых событиях.

Шаблоны и образцы уведомлений и заявлений о переходе на электронные трудовые книжки никак не регламентируются, поэтому работодатель может разработать собственные формы документов.

Вероятно, у сотрудников возникнут вопросы, нужно ли им лично что-то предпринимать при переходе на ЭТК и как они сами смогут получить сведения? От сотрудников при переходе на ЭТК ничего не требуется, кроме согласия. Сведения о трудовой деятельности для предоставления новому работодателю сотрудник будет получать у текущего работодателя при увольнении. Либо он сможет запросить их в личном кабинете ПФР, для доступа к которому потребуется подтвержденная учетная запись ЕСИА.

Технические мероприятия

Порядок передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР регулирует Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений». Постановление утверждает форму (СЗВ-ТД), порядок её заполнения, а также формат сведений для формы СЗВ-ТД в электронном виде.

Документы в форме СЗВ-ТД разрешено формировать и передавать в ПФР на бумаге только работодателям с численностью сотрудников менее 25 человек. Все остальные обязаны делать это исключительно в форме электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью (КЭП) со стороны работодателя. Сведения передаются через специальный сервис — телекоммуникационные каналы связи для представления формализованной отчётности в ПФР.

В связи с этим:

1. Работодателю необходимо получить КЭП, если до сих пор он не сделал этого. КЭП нужна только для руководителя организации, сотрудникам не нужно лично расписываться в документе формы СЗВ-ТД, так что электронную подпись для них выпускать не надо.
2. В зависимости от количества сотрудников и желания руководителя разгрузить HR-специалистов можно выбрать один из вариантов формирования электронного документа в сервисе ПФР: вручную или путем загрузки данных в формате XML. Первый вариант подойдет небольшим организациям, когда кадровику придётся формировать 1-3 документа в день.

Если организация крупная, то лучше организовать ввод и хранение данных о сотрудниках в информационной системе работодателя и настроить автоматическую передачу данных в формате XML в сервис ПФР.

Как организовать HR-процессы в цифровом виде?

Один из наиболее удобных вариантов — организация кадровых процессов в единой информационной системе. Если вы уже используете систему электронного документооборота или другую систему, где создаете, храните, согласуете документы, то есть смысл перенести туда же и кадровые процессы.

Например, в системе Directum RX предусмотрено специальное расширение «HR-процессы», которое однако учитывает готовность компании к цифровизации.

Компания может выбрать наиболее удобный для себя вариант автоматизации:

   •  классическая автоматизация бизнес-процессов. Позволяет ускорить бизнес-процессы организации, при этом кадровые документы хранятся в традиционном бумажном виде;
   •  частичный перевод документов в электронный вид. В бумажном виде сохраняются только трудовые договоры и доп. соглашения, остальные кадровые документы становятся электронными;
   •  полностью цифровое взаимодействие. Вся работа с кадровыми документами происходит в электронном виде.

Какие процессы можно реализовать в системе: рассмотрение кандидатов, прием на работу с быстрым оформлением всего комплекта документов, переводы и увольнения сотрудников с соблюдением всей последовательности процедур, юридически значимое ознакомление сотрудников с приказами и распоряжениями, планирование и оформление отпусков согласно ТК РФ. Если сведения, которые необходимо предоставлять в ПФР, хранятся в системе, то настроить выгрузку данных в нужном формате не так сложно.

Источник: ecm-journal

Автор: Евгения Сарварова, бизнес-аналитик компании Directum