Як під час пандемії організувати роботу в офісах. 15 порад

Я бачу по новинах з України, що багато хто вже повертається в офіси. Якщо вам це настільки потрібно, прислухайтеся до порад експертів

У нас у Фонді минулого тижня обговорювали стан глобальної економіки, а через тиждень виступатиме панель відомих епідеміологів. Однозначно зрозуміло, що буде друга хвиля епідемії — коли і наскільки сильна залежить від багатьох з нас — наше завдання знизити ризик поширення вірусу.

Я бачу по новинах з України, що багато хто вже повертається в офіси. Якщо вам це настільки потрібно, і ви дійсно взагалі не можете працювати дистанційно, то рекомендую прислухатися до порад експертів щодо організації роботи офісів у період ослаблення карантинних заходів:

1. Визначте нові принципи організації роботи офісів: здоров’я людей має бути понад усе. Тільки на другому місці повинна бути виробнича необхідність. При цьому дайте можливість співробітникам вибирати — чи виходити працювати в офіс чи продовжувати працювати з дому. Таким чином ви уникнете проблем з психікою і панічними атаками тих співробітників, які дуже бояться епідемії (повірте — таких багато серед розсудливих людей).

2. Проаналізуйте свою роботу під час карантину — подумайте, що з того періоду може стати вашою постійною моделлю роботи. Вам дійсно треба так багато людей в офісі, чи все ж частина людей може постійно працювати з дому?

Читайте також:

Уляна Супрун
Як організувати роботу в офісі в нових реаліях

3. Заплануйте вихід «шахтним» методом — по змінах: одні співробітники будуть виходити понеділок — середа, інші — вівторок — четвер, треті — по п’ятницях. В офісі в конкретний день повинні бути тільки ті, хто там повинен бути обов’язково. Таким чином ви знизите кількість контактів у офісі.

4. Проаналізуйте можливість виходу співробітників на роботу в різний час — таким чином ви знизите кількість контактів людей в офісі в години пік вранці і ввечері і знизите ймовірність поширення вірусу.

5. Продумайте питання організації транспорту своїх співробітників при поїздці на і з роботи. Публічний транспорт — величезне поле для поширення вірусу. Якщо є можливість, організуйте доставку співробітників на таксі, автобусах або оплачуйте поїздки співробітників на власних автомобілях. Завдання — мотивувати їх не користуватися громадським транспортом якийсь час.

6. Продумайте і впровадьте механізми попереднього скринінгу — моніторингу: встановіть інструменти вимірювання температури на вході в будівлю. Просіть людей вимірювати температуру вдома — нехай люди з будь-якими симптомами проблем здоров’я не приходять в офіс — героїзм тут не потрібен.

7. Підсильте двосторонню систему комунікації зі співробітниками в наявних умовах — намагайтеся інформувати їх про ситуацію з вірусом, зі змінами правил всередині організації — допомагайте боротися зі страхами і переживаннями співробітників. Але також проводьте постійні опитування про якість організації роботи — важливо чути думку співробітників і не пропускати зростання потенційних проблем, пов’язаних з дискомфортом співробітників. Важливо виявляти емпатію і зберігати внутрішню культуру, навіть у таких складних умовах.

8. Значно збільште інформування співробітників у офісі (на вході, в коридорах, ліфтах, мейл-розсилках, на столах) про ризики епідемії і про соціальну відповідальність кожного з них в уповільненні темпів поширення епідемії. Можна навіть зі співробітниками підписати тимчасовий соціальний контракт, який пояснювалав би нові правила роботи в офісі.

9. Встановіть і донесіть до людей нові протоколи відвідування будівель — наприклад, що люди повинні перебувати в публічних місцях і на зустрічах у масках — це дозволить скоротити ризик зараження.

10. Продумайте логістику всередині будівель — наприклад, організуйте рух по офісах в певний бік, щоб дотримуватися соціального дистанціювання і уникати непотрібних контактів людей у коридорах. Також перегляньте норми простору на одного співробітника — зрозуміло, що відстань між співробітниками треба збільшувати.

11. Встановіть засоби дезінфекції біля входу в будівлю, біля ліфтів, у місцях потенційного скупчення людей. Збільште періодичність прибирання офісів — просіть співробітників прибирати документи зі столів, щоб офісні столи та крісла можна було також ретельно прибирати. Таким чином ви знизите можливість поширення інфекції.

12. Скоротіть до мінімуму, а краще закрийте внутрішні системи громадського харчування в офісах. Їдальні — місця зіткнення великої кількості людей, і добре середовище для поширення вірусу. Якщо ваша організація надає харчування співробітникам, то краще це робити через замовлення заздалегідь пакетованих продуктів, ніж пропонувати «шведський стіл» в кафе.

13. Незважаючи на те, що ви перебуваєте в офісі, проводьте більшість конференцій онлайн — повірте, якість від цього не погіршується, але при цьому скорочується кількість фізичних контактів кількох людей в обмеженому приміщенні протягом тривалого періоду часу — значить, скорочується ризик захворювання. Також всі тренінги теж повинні проводитися онлайн.

14. Не плануйте міжнародні відрядження — більшість країн все ще вимагають самоізоляції і карантину під час приїзду іноземців як мінімум на 14 днів. Крім того, повірте, такі подорожі будуть супроводжуватися постійними збоями і перешкодами — літаки не будуть йти вчасно, час посадки/виходу з літаків значно збільшено — є ризики пропустити стикування. Просто зачекайте кілька місяців — не поспішайте. Краще використовуйте відеоконференції для комунікації зі своїми партнерами, колегами і клієнтами.

15. І останнє — що б хто вам не говорив, повернення в офіс після карантину повинен змінити спосіб роботи, який ви пропагували ще три місяці тому. Бізнес повинен нарешті зрозуміти, що працювати треба по-іншому: якщо вашої організації не існує онлайн, ви не зможете пережити наступну кризу; якщо ви не вмієте продавати онлайн, ви не зможете пережити наступну кризу; якщо ви дуже залежні від наявності всіх людей в офісі, то вам треба терміново міняти внутрішні процеси, роблячи їх більш мобільними, інакше ви не зможете пережити наступну кризу.

Текст опублікований з дозволу автора

Оригінал

Приєднуйтесь до нашого телеграм-каналу Мнения НВ