Koronawirus a rozprawy online – przeczekać czy się przyzwyczaić?

Koronawirus, o dziwo, może usprawnić działanie sądownictwa. Rozprzestrzenianie się wirusa SARS CoV-2 wymusiło szczególne rozwiązania zabezpieczające zdrowie publiczne. Również dla sądownictwa.

8 marca 2020 r. weszła w życie ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (DzU z 2020 r., poz. 374), W art. 14a ust. 4 i 5 wprowadziła katalog spraw pilnych. W sprawach pilnych, zgodnie z art. 15zzs ust. 2 nie wstrzymuje się rozpoczęcia i nie zawiesza biegu terminów. W pozostałych sprawach bieg terminów procesowych i sądowych nie rozpoczyna się, a rozpoczęty zawiesza na czas stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii. Zgodnie z art. 15zzs ust. 6 nie przeprowadza się rozpraw ani posiedzeń jawnych, z wyjątkiem spraw określonych w art.14a ust. 4 i 5.

Takie rozwiązanie zamroziło sądownictwo bez względu na to, że zgodnie z art. 14a ust. 9 prezes sądu może zarządzić rozpoznanie każdej sprawy jako pilnej, jeżeli jej nierozpoznanie mogłoby spowodować niebezpieczeństwo dla życia lub zdrowia ludzi lub zwierząt, poważną szkodę dla interesu społecznego albo ze względu na grożącą niepowetowaną szkodę materialną, a także gdy wymaga tego dobro wymiaru sprawiedliwości.

Czytaj także: Rafał Krawczyk: Link do rozprawy online przyniesie w torbie listonosz

Warto wspomnieć, że i bez tych rozwiązań kodeks postępowania cywilnego zawiera przepisy o sytuacjach ekstremalnych, w których z przyczyn niezależnych (epidemia, klęska żywiołowa) sądy i strony nie mogą podejmować czynności. Zgodnie z art. 173 k.p.c. postępowanie ulega zawieszeniu z mocy prawa w razie zaprzestania czynności przez sąd wskutek siły wyższej (przepis ten nie ma jednak zastosowania w postępowaniu upadłościowym i restrukturyzacyjnym). Z kolei art. 168 § 1 k.p.c. mówi, że jeżeli strona nie dokonała w terminie czynności procesowej bez swojej winy, sąd na jej wniosek postanowi przywrócenie terminu.

Niewątpliwie pandemia powoduje niedokonanie czynności procesowej bez winy strony. Oznacza to, że zawsze w takiej sytuacji powinno dojść do przywrócenia terminu. Niemniej może dobrze, że w pierwszym okresie epidemii przyjęto określone rozwiązania, których celem było zabezpieczenie interesów stron i uczestników postępowania. To jednak, co było dobre na początku, nie jest dobre, gdy się zbytnio przedłuża i paraliżuje wymiar sprawiedliwości.

Dobrze, że była nowelizacja

Sądy muszą wrócić do pracy na posiedzeniach jawnych. Należy więc dobrze ocenić rozwiązania zawarte w ustawie z 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (DzU z 2020 r., poz. 875). Po pierwsze, zgodnie z art. 46 pkt 18 tej ustawy uchylono art. 15zzs ustawy z 2 marca 2020 r., który wstrzymywał bieg terminów. Po drugie, zgodnie z art. 46 pkt 19 do ustawy z 2 marca 2020 r. wprowadzono art. 15zzs1, zgodnie z którym w stanie zagrożenia epidemicznego albo w stanie epidemii ogłoszonym z powodu Covid-19 oraz w ciągu roku od odwołania ostatniego z nich, w sprawach rozpoznawanych według przepisów ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego:

a) rozprawę lub posiedzenie jawne przeprowadza się przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających przeprowadzenie ich na odległość z jednoczesnym bezpośrednim przekazem obrazu i dźwięku, z tym że osoby w nich uczestniczące nie muszą przebywać w budynku sądu, chyba że przeprowadzenie rozprawy lub posiedzenia jawnego bez użycia powyższych urządzeń nie wywoła nadmiernego zagrożenia dla zdrowia osób w nim uczestniczących;

b) przewodniczący może zarządzić przeprowadzenie posiedzenia niejawnego, jeżeli uzna rozpoznanie sprawy za konieczne, przeprowadzenie zaś wymaganej przez ustawę rozprawy lub posiedzenia jawnego mogłoby wywołać nadmierne zagrożenie dla zdrowia osób w nich uczestniczących i nie można przeprowadzić ich na odległość z jednoczesnym bezpośrednim przekazem obrazu i dźwięku, a żadna ze stron nie sprzeciwiła się przeprowadzeniu posiedzenia niejawnego w terminie siedmiu dni od dnia doręczenia zawiadomienia ich o skierowaniu sprawy na posiedzenie niejawne; w przesyłanym zawiadomieniu należy pouczyć stronę niezastępowaną przez adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego lub Prokuratorię Generalną Rzeczypospolitej Polskiej o prawie i terminie do złożenia sprzeciwu;

c) jeżeli ze względu na szczególne okoliczności prezes sądu tak zarządzi, członkowie składu, z wyjątkiem przewodniczącego i referenta sprawy, mogą brać udział w posiedzeniu za pomocą środków komunikacji elektronicznej, z wyjątkiem posiedzenia, na którym dochodzi do zamknięcia rozprawy.

Rozważmy więc

– Na ile k.p.c., niezależnie od stanu epidemii bądź stanu zagrożenia epidemicznego, pozwala na dokonywanie czynności za pomocą środków komunikacji elektronicznej;

– jakie realne zmiany wprowadza ustawa z 14 maja 2020 r.;

– jak należy przeprowadzać posiedzenia, w tym rozprawę, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, a w szczególności czy istnieją narzędzia do przeprowadzania wideokonferencji rekomendowane dla sądownictwa.

Obecnie, kwestia przeprowadzania posiedzeń na odległość, przeprowadzania dowodów oraz innych czynności procesowych na odległość jest uregulowana w kilku odrębnych przepisach.

Po pierwsze, zgodnie z art. 151 § 2 k.p.c. przewodniczący może zarządzić posiedzenie jawne przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających jego przeprowadzenie na odległość. Uczestnicy postępowania mogą brać udział w posiedzeniu jawnym, gdy przebywają w budynku innego sądu, i dokonywać tam czynności procesowych, a przebieg czynności procesowych transmituje się z sali sądowej sądu prowadzącego postępowanie do miejsca pobytu uczestników postępowania oraz z miejsca pobytu uczestników postępowania do sali sądowej sądu prowadzącego postępowanie. Przepis ten umożliwia stosowanie urządzeń technicznych do przeprowadzenia posiedzenia, jedynie gdy sędzia prowadzący postępowanie znajduje się w sali sądowej, a uczestnicy postępowania w budynku innego sądu.

Po drugie, nie ma podobnego przepisu dotyczącego odbycia posiedzenia niejawnego, które przecież też może być prowadzone z udziałem wezwanych stron (zgodnie z art. 152 § 3 k.p.c. na posiedzenia niejawne mają wstęp tylko osoby wezwane). Mamy regulację, która pozwala na stosowanie środków porozumiewania się na odległość do wysłuchania stron. Zgodnie z art. 2261 k.p.c. ilekroć ustawa przewiduje wysłuchanie stron lub innych osób, stosownie do okoliczności może się to odbyć poprzez wezwanie stron do złożenia odpowiednich oświadczeń na posiedzeniu albo poprzez wyznaczenie terminu do zajęcia stanowiska w piśmie procesowym lub za pomocą środków porozumiewania się na odległość, o ile dają one pewność co do osoby składającej oświadczenie.

Ten przepis nie dotyczy jednak prowadzenia całego posiedzenia niejawnego. Zgodnie z art. 205(2) § 2 k.p.c. posiedzenie przygotowawcze odbywa się według przepisów o posiedzeniu niejawnym. W zasadzie nie ma przepisów regulujących odbywanie posiedzenia niejawnego z wykorzystaniem urządzeń technicznych zapewniających możliwość porozumiewania się na odległość. Niemniej należy dopuścić taką możliwość na podstawie art. 205(5) § 2 k.p.c., zgodnie z którym w toku posiedzenia przygotowawczego zachowanie szczegółowych przepisów postępowania nie jest konieczne, jeżeli przyczyni się to do osiągnięcia celów posiedzenia. Oznacza to, że można całe posiedzenie przygotowawcze przeprowadzić online.

Po trzecie, zgodnie z art. 235 § 2 k.p.c., jeżeli charakter dowodu się temu nie sprzeciwia, sąd orzekający może postanowić, że jego przeprowadzenie nastąpi przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających dokonanie tej czynności na odległość. Regulacja ta pozwala na wykorzystywanie urządzeń technicznych do przesłuchania świadka albo biegłego.

Powyższe rozważania pokazują, że jest kilka odrębnych i nie do końca spójnych regulacji odnoszących się do różnych fragmentów procesu.

Odległość jest przyjazna

W takiej sytuacji warto się zastanowić, czy bez szczególnych regulacji związanych z pandemią można przeprowadzić rozprawę na odległość z użyciem urządzeń technicznych. Trzeba pamiętać, że rozprawa jest posiedzeniem jawnym, które ma sformalizowany przebieg i służy do merytorycznego rozpoznania sprawy. Istotne jest, że musi się odbyć w sądzie i musi być zagwarantowana możliwość wstępu na rozprawę dla stron i osób wezwanych oraz dla publiczności. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby strony oraz ich pełnomocnicy uczestniczyli w rozprawie w sposób zdalny. W tym samym trybie sąd może przesłuchiwać świadków albo biegłego (art. 235 § 2 k.p.c.). Warunkiem jednak jest, aby posiedzenie odbywało się w budynku sądowym (ewentualnie poza, gdy spełnione są przesłanki z art. 151 § 1 k.p.c.) oraz aby strony i publiczność mogły w tym posiedzeniu bezpośrednio uczestniczyć. W takiej sytuacji korzystanie ze środków porozumiewania się na odległość jest dodatkową możliwością, a nie jedyną formą uczestniczenia w rozprawie. Należy propagować taką formę organizowania rozprawy niezależnie od stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego, bo pozwala na bardziej przyjazne i wygodne dla stron zaplanowanie przebiegu postępowania sądowego. Czasami zdalne uczestniczenie będzie gwarancją odbycia rozprawy w zaplanowanym terminie (np. w razie kolizji terminów posiedzeń w różnych sądach albo nawet w różnych miastach). Nie może być zatem mowy, de lege lata, o nieważności postępowania, gdy pełnomocnik ma prawo uczestniczyć w jawnej rozprawie w sądzie, lecz wybiera drogę online.

Jakie więc realne zmiany wprowadza ustawa z 14 maja 2020 r.? Przede wszystkim pozwala przeprowadzić rozprawę online w pełnym znaczeniu tego słowa. Skład sędziowski będzie znajdował się w budynku sądu, a osoby uczestniczące w rozprawie mogą znajdować się gdziekolwiek pod warunkiem, że mają zapewnioną możliwość zdalnego połączenia z sądem. Dodatkowo, jeżeli ze względu na szczególne okoliczności prezes sądu tak zarządzi, członkowie składu, z wyjątkiem przewodniczącego i referenta sprawy, będą mogli brać udział w posiedzeniu za pomocą środków komunikacji elektronicznej, z wyjątkiem etapu zamknięcia rozprawy. Przeprowadzenie rozprawy w tym trybie nie wymaga zapewnienia stronom ani publiczności wstępu do sali rozpraw. Jest to więc faktycznie rozwiązanie odmienne od dopuszczalnego na gruncie przepisów k.p.c.

Zaprosić i pouczyć

Dochodzimy więc do kwestii najciekawszej: jak zorganizować rozprawę online. Z jakich narzędzi może skorzystać sąd, jak zawiadomić strony i pełnomocników o terminie rozprawy, jak wezwać świadków, zorganizować przebieg rozprawy, a w szczególności jak określić zasady zachowania uczestników posiedzenia.

Sądy w Polsce dysponują platformą do przeprowadzania wideokonferencji wykorzystującą aplikację Avaya Scopia. Za pośrednictwem Centralnej Platformy Wideokonferencyjnej – Ministerstwa Sprawiedliwości Polska, zarządzanej przez Centrum Kompetencji i Informatyzacji Sądownictwa, można przeprowadzić zdalnie zarówno posiedzenie przygotowawcze, jak i rozprawę. Trzeba jednak pamiętać, że organizując rozprawę z możliwością udziału uczestników online, niezbędne jest ustalenie adresów poczty elektronicznej osób, które mają być wezwane lub zawiadomione. Niezbędne dane nie zawsze są w aktach sprawy, jednak można skorzystać z dostępnych w internecie informacji lub z pomocy stron lub pełnomocników. W ostateczności dane niezbędne do udziału w rozprawie online można przesłać pocztą, nie zapominając o niezbędnych instrukcjach i wskazaniu telefonu do kontaktu w razie pytań i trudności z instalacją aplikacji. Następnie przy użyciu programu pocztowego (np. programu Outlook) należy zaplanować termin i czas rozprawy, generując „zaproszenie" – wiadomość e-mail rozsyłaną pod wskazane adresy. Osoby, które mają uczestniczyć w rozprawie, należy pouczyć, że powinny pobrać aplikację AVAYA SCOPIA na smartfona (dostępną bezpłatnie zarówno na Androida, jak i Iphone'a) lub zainstalować i uruchomić aplikację (tzw. klienta) na komputerze z kamerą lub laptopie. Wiadomość z „zaproszeniem" należy rozesłać uczestnikom postępowania, którzy będą mogli dołączyć do posiedzenia poprzez kliknięcie ikonki „Dołącz do spotkania". W „zaproszeniu" jest większość niezbędnych do połączenia informacji, w tym numer telefonu do połączenia się z wirtualną salą rozpraw w rozmowie telefonicznej.

Łatwiej o porządek

Prowadzący rozprawę/posiedzenie ma uprawnienia do zamknięcia dostępu do wideokonferencji innym uczestnikom. Gdy prowadzona będzie narada członków składu lub wyłączona jawność, funkcja ta ma zasadnicze znaczenie. Przewodniczący ma też uprawnienie do „wyproszenia" uczestnika z wideokonferencji, co może być przydatne przy przesłuchiwaniu więcej niż jednego świadka lub naruszeniu powagi sądu. Aplikacja pozwala też odebrać głos uczestnikowi wideokonferencji poprzez wyłączenie mikrofonu jednego lub wszystkich uczestników. Można zgłosić chęć ponownego zabrania głosu przez wciśnięcie ikonki z podniesioną dłonią lub wpisanie prośby na czacie tekstowym. Dotychczasowe doświadczenia z prowadzenia posiedzeń przygotowawczych przy użyciu tej aplikacji wskazują, że funkcjonalność ta pozwala znakomicie uporządkować burzliwą i emocjonującą niekiedy dyskusję. Użycie kamery dokumentowej pozwala na okazywanie uczestnikom akt sprawy. Można też przez funkcję prezentacji ekranu udostępniać dokumenty – np. plan posiedzenia przygotowawczego, celem wspólnej analizy i śledzenia nanoszonych zmian. Aplikacja pozwala na sprawne prowadzenie postępowania online, niestety, dość ograniczone są możliwości techniczne jej wykorzystania.

Niech nie wstają

Należy się zastanowić, które z wymogów sali rozprawy powinniśmy utrzymać, a od których odstąpić z powodu używania środków komunikowania się na odległość. Czy świadek, zeznając „do swojego telefonu komórkowego", ma stać lub czy pełnomocnicy wstają, zwracając się do sądu. Wydaje się wskazane odstąpienie od tych obowiązków, choćby dlatego, że kamera w chwili powstania np. pełnomocnika może wręcz nie obejmować jego głowy. Nakazywanie świadkowi zeznawania do telefonu komórkowego na stojąco też nie sprzyja powadze sądu.

Inaczej jest z przyjęciem przez uczestników postępowania na odległość pozycji stojącej w trakcie odczytywania wyroku. Podobnie trzeba pozostać przy obowiązku noszenia strojów urzędowych na rozprawie przez wszystkich członków składu sędziowskiego i pełnomocników zawodowych. Z kolei obowiązek noszenia strojów urzędowych na posiedzeniu przygotowawczym czy to prowadzonym online, czy też w pokoju posiedzeń z udziałem stron i ich pełnomocników nie wydaje się zasadny. Cytowany już art. 2055 § 2 zd. 2. k.p.c. pozwala zrezygnować z wszelkich wymogów formalnych, jeżeli przyczyni się to do osiągnięcia celu postępowania. Bez wątpienia charakter tego posiedzenia, znacznie mniej formalny niż rozprawy, jak też jego główny cel – zakończenie postępowania polubownie – uzasadnia odstąpienie od używania stroju urzędowego na posiedzeniu z udziałem stron przewidzianego w art. 84 ust. 1 prawa o ustroju sądów powszechnych.

Krok w dobrym kierunku

Pamiętajmy, że jak wszystkie nowe rozwiązania taki sposób prowadzenia rozpraw i posiedzeń będzie budził obawy i zastrzeżenia. Mając jednak na względzie, jak zdalne prowadzenie rozpraw i posiedzeń zmniejszy zagrożenie epidemiologiczne, warto dołożyć starań, aby skutecznie wprowadzić wymiar sprawiedliwości w XXI wiek.

Należy zatem postulować, aby przewidziane w nowelizacji rozprawy online odbywały się w całym kraju na ustalonych jednolitych warunkach, tak aby każdy, kto dostał wezwanie do sądu na rozprawę online, wiedział, jak się ma zachować i z jakiego programu korzystać. W szczególności na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości powinny być dostępne wszelkie instrukcje i filmy instruktażowe dla uczestników postępowania, a także odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. Bardzo pożądane byłoby też otwarcie ogólnopolskiego telefonicznego wsparcia technicznego/helpdesku profesjonalnie udzielającego pomocy zwłaszcza osobom wykluczonym cyfrowo. W ten sposób, jak się wydaje, już po kilku miesiącach funkcjonowania można będzie wyeliminować większość problemów z nawiązaniem połączenia z sądem.

Mamy nadzieję, że przyjęte rozwiązania są wstępem do pełnej informatyzacji postępowań sądowych. Ta potrzeba została dostrzeżona w opinii Rady Legislacyjnej z 24 kwietnia 2020 r. o proponowanych przez Radę Legislacyjną zmianach w przepisach kodeksu postępowania cywilnego (www.radalegislacyjna.gov.pl). Rada Legislacyjna wskazała, że informatyzacja postępowań sądowych powinna obejmować komunikację, zarządzanie informacją oraz automatyzację czynności i powinna nastąpić w trzech sferach. Pierwsza sfera powinna obejmować stworzenie serwisów służących do pełnego załatwiania spraw sądowych przez system teleinformatyczny. Przeznaczone dla sądownictwa platformy internetowe należałoby zasilić interaktywnymi formularzami, systemem pouczeń oraz aktualizowanymi informacjami dla użytkowników sieci. Platformy internetowe powinny pozwalać na uwierzytelnianie podmiotów i dokumentów, zapewnienie komunikacji elektronicznej oraz możliwość dostępu do elektronicznych akt. Dalej Rada Legislacyjna zauważyła, że w sferze wewnętrznej sądów (druga sfera) niezbędne jest stworzenie odpowiedniego zaplecza informatycznego pozwalającego na pracę wyłącznie w systemie teleinformatycznym, zarówno orzeczników, jak i urzędników. I wreszcie (trzecia sfera) wskazała, że „najtrudniejsze do wdrożenia, i to nie tyle ze względów organizacyjnych czy technicznych, ile raczej mentalnych" będzie stworzenie narzędzi do zdalnego prowadzenia rozpraw. Należy również podzielić pogląd, że rozwiązania przeznaczone dla użytkowników zewnętrznych powinny być dostępne również w postaci aplikacji na smartfony.

Trzy sfery informatyzacji postępowań mają charakter podstawowy i są niezbędne do zapewnienia sprawności postępowań cywilnych w obliczu stale zwiększającej się liczby spraw. Dopuszczenie rozpraw online, które zostało niejako wymuszone stanem epidemii, jest krokiem we właściwym kierunku.