«Мотивируйте людей не пользоваться публичным транспортом»: как возвращаться в офисы

На своей странице в Facebook Владислав Рашкован, заместитель исполнительного директора от Украины в МВФ, опубликовал ряд советов для руководителей компаний, которые открывают офисы для сотрудников во время карантина. AIN.UA публикует текст с разрешения автора.

Я вижу по новостям из Украины, что многие люди уже возвращаются в офисы. Если вам это настолько нужно, и вы действительно вообще не можете работать дистанционно, то рекомендую прислушаться к советам экспертов по организации работы офисов в период ослабления карантинных мер:

1. Определите новые принципы организации работы офисов: здоровье людей должно быть превыше всего. Только на втором месте должна быть производственная необходимость. При этом, дайте возможность сотрудникам выбирать – выходить ли работать в офис или продолжать работать из дома. Таким образом вы избежите проблем с психикой и паническими атаками тех сотрудников, которые очень боятся эпидемии (поверьте – таких много среди здравомыслящих людей).
2. Проанализируйте свою работу во время карантина – подумайте, что из того периода может стать вашей постоянной моделью работы. Вам действительно надо так много людей в офисе, или все же часть людей может постоянно работать из дома?
3. Запланируйте выход «шахтным» методом – по сменам: одни сотрудники будут выходить понедельник – среда, другие – вторник-четверг, третьи – по пятницам. В офисе в конкретный день должны быть только те, кто там должен быть обязательно. Таким образом вы снизите количество контактов в офисе.
4. Проанализируйте возможность выхода сотрудников на работу в разное время – таким образом вы снизите количество контактов людей в офисе в часы пик утром и вечером и снизите вероятность распространения вируса.
5. Продумайте вопросы организации транспорта своих сотрудников при поездке на и с работы. Публичный транспорт – огромное поле для распространения вируса. Если есть возможность, организуйте доставку сотрудников на такси, автобусах или оплачивайте поездки сотрудников на собственных автомобилях. Задача – мотивировать их не пользоваться публичным транспортом какое-то время.
6. Продумайте и внедрите механизмы предварительного скрининга – мониторинга: установите инструменты измерения температуры на входе в здание. Просите людей измерять температуру дома – пусть люди с любыми симптомами проблем здоровья не приходят в офис – героизм здесь не нужен.
7. Усильте двустороннюю систему коммуникации с сотрудниками в существующих условиях – старайтесь информировать их о ситуации с вирусом, с изменениями правил внутри организации – помогайте бороться со страхами и переживаниями сотрудников. Но также проводите постоянные опросы о качестве организации работы – важно слышать мнение сотрудников и не пропускать рост потенциальных проблем, связанных с дискомфортом сотрудников. Важно проявлять эмпатию и сохранять внутреннюю культура, даже в таких сложных условиях.
8. Значительно увеличьте информирование сотрудников в офисе (на входе, в коридорах, лифтах, имейл-рассылках, на столах) о рисках эпидемии и о социальной ответственности каждого из них в замедлении темпов распространения эпидемии. Можно даже с сотрудниками подписать временный социальный контракт, объясняющий новые правила работы в офисе.
9. Установите и донесите до людей новые протоколы посещения зданий – например, что люди должны находиться в публичных местах и на встречах в масках – это позволит сократить риск заражения.
10. Продумайте логистику внутри зданий – например, организуйте движение по офисах в определенную сторону, чтобы соблюдать социальное дистанцирование и избегать ненужных контактов людей в коридорах. Также пересмотрите нормы пространства на одного сотрудника – понятно, что расстояние между сотрудниками надо увеличивать.
11. Установите средства дезинфекции возле входа в здание, возле лифтов, в местах потенциального скопления людей. Увеличьте периодичность уборки офисов – просите сотрудников убирать документы со столов, чтобы офисные столы и кресла можно было также тщательно убирать. Таким образом вы снизите возможность распространения инфекции.
12. Сократите до минимума, а лучше закройте внутренние системы общепита в офисах. Столовые – места соприкосновения большого количества людей, и хорошая среда для распространения вируса. Если ваша организация предоставляет питание сотрудникам, то лучше это делать через заказ заранее пакетированных продуктов, чем предлагать «шведский стол» в кафе.
13. Несмотря на то, что вы находитесь в офисе, проводите большинство конференций онлайн – поверьте, качество от этого не ухудшается, но при этом сокращается количество физических контактов нескольких людей в ограниченном помещении на протяжении длительного периода времени – значит, сокращается риск заболевания. Также все тренинги тоже должны проводиться онлайн.
14. Не планируйте международные командировки – большинство стран все еще требуют самоизоляции и карантина во время приезда иностранцев как минимум на 14 дней. Кроме того, поверьте, такие путешествия будут сопровождаться постоянными сбоями и препятствиями – самолеты не будут уходить вовремя, время посадки/выхода с самолетов значительно увеличено – есть риски пропустить стыковки. Просто подождите несколько месяцев – не торопитесь. Лучше используйте видеоконференции для коммуникации со своими партнерами, коллегами и клиентами.
15. И последнее – что бы кто вам не говорил, возврат в офис после карантина должен изменить способ работы, который вы пропагандировали еще 3 месяца назад. Бизнес должен наконец понять, что работать надо по-другому: если вашей организации не существует онлайн, вы не сможете пережить следующий кризис; если вы не умеете продавать онлайн, вы не сможете пережить следующий кризис; если вы очень зависимы от наличия всех людей в офисе, то вам надо срочно менять внутренние процессы, делая их более мобильными, иначе вы не сможете пережить следующий кризис.

Автор: Владислав Рашкован, заместитель исполнительного директора от Украины в МВФ