Je bedrijfsdata veilig houden? Dat doe je met deze 6 tips!
Het veilig houden van bedrijfsdata is van groot belang voor iedere organisatie. Of je nu werkt met gevoelige informatie of niet; je moet er niet aan denken dat je bedrijfsgegevens toegankelijk worden voor cybercriminelen. Want als bedrijfsdata in de verkeerde handen vallen, is dat nóóit goed. Wij geven je in dit artikel daarom een aantal tips om de gegevens van jouw bedrijf veilig te houden met goed datamanagement.
- Creëer bewustzijn
Allereerst is het belangrijk dat iedereen in het bedrijf zich bewust is van het belang van een veilige IT omgeving. Pas als alle medewerkers zich bewust zijn van eventuele risico’s en op de hoogte zijn van een veilige werkwijze, kun je je bedrijfsdata optimaal beveiligen. Het is daarom belangrijk dat medewerkers weten wat veilige wachtwoorden zijn en welke wachtwoorden ze niet kunnen gebruiken, hoe ze veilig moeten omgaan met persoonsgegevens, hoe ze goede back-ups van hun gegevens moeten maken en hoe ze bijvoorbeeld phishing mails kunnen herkennen.Het lijkt misschien allemaal vanzelfsprekend als je kennis hebt van deze zaken, maar voor veel mensen is het belangrijk om wat extra uitleg te krijgen over dit soort onderwerpen en hier regelmatig aan herinnerd te worden. Je kunt dit als leidinggevende of manager zelf doen of laten doen door jullie IT afdeling. Heb je die niet? Dan kun je er ook voor kiezen om een externe partij een training te laten geven.
- Wachtwoorden
We noemden het hierboven al even, maar als je geen sterke wachtwoorden gebruikt, zijn de bedrijfsgegevens sowieso kwetsbaar en dus toegankelijker voor cybercriminelen. Het instellen van sterke wachtwoorden ligt daarom aan de basis van de beveiliging van de bedrijfsdata. Zorg er daarom voor dat alle medewerkers sterke wachtwoorden gebruiken en niet voor al hun accounts hetzelfde wachtwoord gebruiken. Mocht het onthouden van de wachtwoorden een probleem vormen (wat wij ons voor kunnen stellen), dan kan het een goed idee zijn om hier een speciaal programma voor te gebruiken. Met plug-ins als LastPass heb je een goed beveiligde, persoonlijke wachtwoordkluis waarin de wachtwoorden worden bewaard.Werken jullie als bedrijf vaak met gevoelige informatie? Dan kan tweestapsverificatie een goed idee zijn. Het is een kleine moeite en het beschermt jullie bedrijfsdata extra goed tegen eventuele risico’s van buitenaf.
- Neem de infrastructuur onder de loep
Als je al langere tijd voor een bedrijf werkt of weinig kennis van zaken hebt, kan het moeilijk zijn om de zwakke plekken in de beveiliging te herkennen. Het is daarom belangrijk om eens in de zoveel tijd bewust naar de beveiliging te kijken en de infrastructuur opnieuw onder de loep te nemen. Mocht je geen IT experts in huis hebben, dan is het verstandig om hier een externe partij voor in te schakelen. Er zijn tal van IT bedrijven die de infrastructuur van jullie bedrijven kunnen onderzoeken en een rapport kunnen maken van eventuele verbeterpunten. Met een frisse blik op jullie situatie weet je zeker dat alle risico’s goed in kaart worden gebracht.
- Werken in de cloud
Slaan jullie alle gegevens op dit moment lokaal op? Dan lopen ze over het algemeen een groter risico om verloren te gaan dan wanneer jullie ervoor kiezen om de gegevens in de cloud op te slaan. Door bedrijfsdata op te slaan in de cloud, zijn ze over het algemeen een stuk beter beveiligd. Bovendien loop je met de cloud geen risico om de gegevens kwijt te raken als er bijvoorbeeld een laptop kwijt raakt of er brand uitbreekt.Bedrijfsdata opslaan in de cloud levert nog een ander groot voordeel op: de gegevens zijn altijd en overal beschikbaar. Zo kunnen werknemers makkelijk vanuit andere locaties en vanaf andere toestellen werken. Wel zo fijn, nu mobiel werken een steeds grotere trend aan het worden is!
- Houd rekening met mobiel werken
Mobiel werken wordt steeds populairder. Onder mobiel werken, dat ook wel het nieuwe werken of flexibel werken wordt genoemd, verstaan we dat er op ieder tijdstip en vanaf iedere locatie gewerkt kan worden. Werknemers zitten dus niet meer vast aan bepaalde werktijden en het kantoor; ze zijn een stuk flexibeler. Natuurlijk levert mobiel werken een hoop voordelen op, want werknemers kunnen hun tijd efficiënter indelen, zijn vaak productiever en ervaren de flexibiliteit over het algemeen als zeer prettig. Maar als werknemers mobiel werken, is het ook belangrijk om de beveiliging van gegevens opnieuw onder de loep te nemen. Want zijn bijvoorbeeld de smartphones van medewerkers wel goed beveiligd? En hoe zit het met de netwerken waar medewerkers thuis of onderweg gebruik van maken? Zorg ervoor dat deze zaken goed geregeld zijn.
- Monitoring van de omgeving
Als de bedrijfsdata eenmaal goed zijn beveiligd, ben je helaas nog niet klaar. Want dat een IT omgeving op een bepaald moment goed beveiligd is tegen cybercriminelen, betekent niet dat dat over een bepaalde tijd nog steeds het geval is. Het is daarom belangrijk om de IT omgeving te monitoren. Er bestaan bedrijven die hierin zijn gespecialiseerd, dus je hoeft heus niet zelf dag en nacht achter je laptop te zitten om alles in de gaten te houden. Deze bedrijven zorgen ervoor dat jullie IT omgeving dag en nacht gemonitord wordt. Zo worden potentiële risico’s op tijd herkend en kan daar direct op ingespeeld worden. Zo worden de bedrijfsdata veilig gehouden. Wel zo fijn! - Schakel hulp in
We kunnen ons voorstellen dat het best een klus is om je bedrijfsdata veilig te houden. Zelfs (of misschien wel juist) na het lezen van bovenstaande tips, is het beveiligen van alle gegevens niet makkelijk. Als je een eigen IT afdeling hebt binnen het bedrijf, zullen zij van het grootste gedeelte wel op de hoogte zijn en altijd druk bezig zijn om alle bedrijfsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen. Mocht je geen interne IT afdeling hebben, dan is het belangrijk om na te denken over een goede oplossing om de gegevens te beveiligen. Het is aan te raden om hier een externe partij voor in te schakelen. Dat kost wat, maar als de bedrijfsdata worden gestolen door cybercriminelen, komt dat je een stuk duurder te staan. Zorg er dus voor dat je het zekere voor het onzekere neemt en schakel hulp in als dat nodig is. Er zijn meer dan genoeg bedrijven die graag voor je klaar staan.
Bovenstaande tips vormen slechts de basis van het beveiligen van jullie bedrijfsdata. Verdiep je vooral verder in dit onderwerp of schakel de hulp van experts in. Veel succes!