Как эффективно контролировать работу сотрудников: кейс от команды проекта «1С:Документооборот»

Что такое «Протоколы работы сотрудников» и зачем они нужны

Поделиться:

IT-инструменты, которые использует Мария Федина

• 1С:Документооборот
• YouTube
• Telegram

При дистанционном формате работы одно из опасений руководителей компаний и проектов – то, что отдельные сотрудники могут выполнять свои обязанности «на расслабоне», из-за чего упадёт эффективность работы всей команды. И тут могут прийти на помощь современные технологии. О том, что такое «Протоколы работы сотрудников» и как они помогают контролировать загрузку и повышать общую и индивидуальную эффективность, рассказала эксперт отдела разработки проекта «1С:Документооборот» Мария Федина.

Досье

Мария Федина, эксперт отдела разработки проекта  «1С:Документооборот». Окончила Московский государственный университет печати. В фирме «1С» работает с 2013 года. «1С:Документооборот» - один из флагманских продуктов фирмы «1С», обеспечивающий автоматизацию полного цикла работы с документами, взаимодействие между сотрудниками компании, внешние и внутренние процессы коммуникации.

Зачем нужны протоколы работы сотрудников

Спустя какое-то время после перехода на дистанционный режим работы мы получили запрос от одного из наших тимлидов:

• «В связи с переходом на удалёнку у меня начинают развиваться всякие нехорошие мысли, которые мне не нравятся. Всячески стараюсь от них избавляться. НО! Я всё же хочу знать, кто чем занимается: не смотрит ли в сериалы вместо работы, не создаёт ли эффект присутствия, ничего при этом не делая, не имитирует ли бурную деятельность, просматривая весь день почту. Помогите».

Чтобы избавить членов команды от нехороших мыслей, вернуть им ощущение контроля над ситуацией и, более того, помочь сделать так, чтобы подчинённые работали с ещё большей вовлечённостью, мы создали опцию «Протоколы работы сотрудников». Это набор отчётов, из которых можно узнать всё о том, чем занимается каждый сотрудник в программе «1С:Документооборот».

В целом протоколы работы сотрудников предназначены для решения главной задачи – найти проблемные места и точки роста вашей команды, чтобы использовать эти данные для более эффективного развития.

Как это работает

Все протоколы работы сотрудников можно посмотреть в одном окне, которое открывается в меню раздела «Совместная работа» у пользователей с полномочием «Руководители подразделений».

Здесь всё просто, алгоритм укладывается в несколько простых шагов:

• Ваше подразделение уже выбрано, теперь можно выделить одного или нескольких сотрудников.
• Затем укажите дату или диапазон дат.
• Используя закладки, переходите от одного протокола к другому.
• Прямо из протокола можно открыть ежедневный отчет любого сотрудника и написать ему в чат по «горячим следам». Так и делаем.

В протоколах можно увидеть следующие важные данные:

• как меняется характер работы на удалёнке: не меняется, активность растёт или падает;
• кто сколько работает за день – именно работает, а не разницу во времени между входом в программу и выходом;
• содержание работ сотрудника;
• объём выполненной работы;
• у кого перегруз, у кого недогруз;
• есть ли у вас «вялые» сотрудники;
• часы работы команды – где есть несовпадения, которые следует учитывать при планировании видеосовещаний.

Польза от протоколов: реальные примеры

Ниже - примеры интересных фактов, которые можно выяснить про свою команду с помощью протоколов. Если правильно использовать эту информацию, можно развенчать миф о том, что на удалёнке никто ничего не делает, и даже повысить ответственность и заинтересованность сотрудников в работе.

Проанализировать , как изменился характер работы на удалёнке

Если открыть протоколы «Итог» и «Динамика активности» по подразделению за месяц, то можно увидеть время работы за выбранный период – общее время и количество внесённых изменений. Это именно время, когда сотрудники работали, а не просто держали программу запущенной. Под изменением подразумевается создание данных, редактирование, старт процессов, выполнение задач, регистрация документов.

Например, мы увидели, что все члены команды однозначно стали работать больше. Нам стало интересно, какие факторы на это повлияли – и мы их нашли (по датам сравнили пики активности с принятыми мерами, задачами и другими активностями), проанализировали и будем использовать для дальнейшего роста.

Узнать пики активности команды

Протокол «Динамика активности» за несколько дней позволит сравнить время активности всех членов команды и найти закономерности. Как правило, такие часы в работе команды видны очень хорошо.

Эти данные важны при планировании взаимодействий. Например, в часы наименьшей активности команды – назначить совещания, которые бодрят: кто что сделал и чего хочет добиться. В часы наибольшей активности – не отвлекать команду от работы, дать сосредоточиться.

Предупредить перегруз

На закладке «Динамика активности» при выборе диапазона дат и конкретного сотрудника можно увидеть график его загрузки. Здесь можно увидеть, например, что несколько членов команды всерьёз перегружены, а с некоторыми можно было бы легко поделиться задачами. И сейчас мы не будем повторять прописные истины о том, насколько важны эти данные для планирования работ.

Прямо из протокола можно написать сотруднику письмо, сообщение в чате и открыть его ежедневный отчет, чтобы разобраться с загрузкой.

Вычислить «вялых» сотрудников

На закладке «По сотрудникам» видна персональная активность и итоги работ. Сотрудник, который сильно выбивается из средних показателей по соотношению чтения/изменения, скорее всего лишь вяло почитывает почту и форум, но ничего не делает. Возможно, ему не хватает новой интересной и динамичной задачи или работы в паре с активным перфекционистом, а может, не помешает разбудить дух конкуренции.

Посмотреть содержание работ сотрудника

На закладке «По типам данных» видна активность по отдельным участкам работ: внутренние документы, входящие документы, письма встроенной почты, мероприятия, задачи и т.д.

Полезно сравнить должностные обязанности членов команды с данными, которые они меняют в программе. Можно найти интересные закономерности. Например, если сотрудник, отвечающий за написание статей, проявляет больше активности в мероприятиях и на форуме, стоит поинтересоваться причиной такого «перекоса».

Использовать «универсальный» протокол

На закладке Все действия можно посмотреть протокол по любым действиям и данным.

Отзывы команды

Вот реальные отзывы наших тимлидов за две недели использования протоколов:

• «Удивило большое количество «просмотров» одного из вялых (ну что за точный термин!) сотрудников, а дельта между просмотренными и «изменениями» поставила всё на свои места. Похоже, человек зачем-то просматривает большое количество писем или просто объектов в ДО8. Зачем интересно?»
• «Отловила кое-что любопытное – разницу в характере работы в зависимости от должностных обязанностей. Аномалии нашла у одного сотрудника. Оказалось, интернет не работал и т.д. Любопытный и очень полезный инструмент для удалёнки. Пять баллов».
• «Для меня ключевое – это сколько чего-либо создано в ДО сотрудником за период. По ним выявил в два раза более вялую работу ранее вялого сотрудника и продолжил обсуждение по нему с его руководителем, приведя уже более детальные факты о вялой работе».

Опция «Протоколы работы сотрудников» доступны в программном продукте «1С:Документооборот КОРП», подробную инструкцию можно прочитать здесь.

Источник: сайт фирмы «1С»

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш  Telegram-канал,  страницу в Facebook и  канал на «Яндекс.Дзен».

Читайте также

Оскар Хартманн: «Моменты счастья – это то, что спасёт нас в кризис»

«1С:Антикризис»: где предпринимателю и директору фирмы искать важную информацию

Говорим и показываем: семь качественных площадок для проведения вебинаров