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Firma electrónica: cómo conseguirla, dónde y cuándo es útil utilizarla

Contar con ella permite agilizar trámites con la Administración y dar seguridad a documentos tratados de forma telemática.

La era de Internet ha supuesto un gran avance en muchos aspectos de nuestra sociedad, entre ellos la gestión de documentos y otros trámites con la Administración Pública que ahora se pueden realizar con mayor rapidez y agilidad. Sin embargo, una de las debilidades es la vulnerabilidad respecto a la seguridad y confidencialidad, por ello, para poder completar documentos oficiales y válidos a través del ordenador y de forma segura, existe la firma electrónica. ¿Para qué sirve exactamente y cómo se puede conseguir? A continuación lo explicamos.

La Ley de Firma Electrónica establece que es “un conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante”. De manera que el objetivo es identificar al firmante, asegurar la integridad del documento y garantizar la veracidad de la firma.

Además de la mayor seguridad que implica, la firma digital permite ahorrar tiempo, al evitar desplazamientos y las colas que se producen para realizar trámites administrativos. Por otra parte, al realizar digitalmente los procesos el almacenamiento no es físico, lo que supone disminuir el espacio necesario para almacenar datos y también disminuir el uso del papel.

De forma práctica, esta firma está orientada a la realización de operaciones por Internet que en la vida cotidiana requieren de una firma para validarlas. Algunos ejemplos habituales son la Declaración de la Renta, solicitudes en registros electrónicos administrativos, petición de la vida laboral o la firma de facturas electrónicas, entre otros.

La normativa que regula esta cuestión distingue entre dos tipos de firmas electrónicas, por un lado la firma electrónica avanzada y, por otro, la firma electrónica reconocida. La primera se distingue porque “permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados”. Además, está vinculada al firmante y permite su control exclusivo.

Frente a ella, la firma electrónica reconocida da un paso más porque se basa en un certificado y está generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. A estos efectos, solo la firma reconocida tiene la misma validez que la firma manuscrita, ya que cuenta con la distinción de una autoridad competente.

¿Cómo conseguir la validación de la firma electrónica?

Para conseguir que una firma avanzada se convierta en reconocida debe contar, entre otras, con cuatro características principales: identificar al firmante, verificar la integridad del documento, garantizar el no repudio y contar con la participación de un tercero de confianza. Pero, además, debe estar basada en un certificado reconocido.

Es decir, para poder utilizar esta firma se necesita un certificado electrónico válido, es decir que sea expedido por la Autoridad de Certificación, o un DNI electrónico, ya que “contiene unas claves criptográficas que son los elementos necesarios para firmar”. En España, el certificado que se emite comúnmente es el Certificado de Persona Física o Jurídica que expide la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), aunque también existen otros procedimientos.

La solicitud del certificado digital a la FNMT es muy sencilla. Primero habrá que realizar la solicitud de este certificado a través de la página web, a continuación hay que acudir a alguna de las oficinas para acreditar la identidad físicamente y, por último, se obtendrá el certificado. Este se puede emitir en formato hardware, a través de tarjetas que se entregan directamente al usuario, o en formato software, se descarga el Certificado desde el ordenador.