تفکر بر اساس تسک‌ها را متوقف کنید! به نتایج فکر کنید

ما همه به نوعی تحت سلطه تسک‌ها و تودوها (Tasks and To-Dos) هستیم. زندگی می‌تواند مانند یک توالی پایان ناپذیر از کارهای خسته کننده‌ای باشد که ما برای انجام آنها تلاش می‌کنیم، و ما ممکن است همه چیز را در لیست کارهای خود جا دهیم، ولی این موضوع می‌تواند این احساس را در ما به وجود آورد که آنچه به دست می‌آوریم واقعا آن چیزی نیست که ما می‌خواهیم. به این دلیل است که ما بر روی هر پاپ‌آپ (pops up) که با موضوع بهره‌وری است کلیک می‌کنیم، در حالی که کتاب‌های خودیاری نیمه خوانده کابوس‌مان شده است. [چون می‌خواهیم به سریع‌ترین روش بهره‌وری خود را افزایش دهیم و سطح رضایت خود را بالا ببریم.]

من یک شرکت را راه‌اندازی کرده‌ام تا به صورت ویژه و تخصصی به مردم کمک کنم که وظایف (Tasks) و تودوهای خود را انجام دهند. بخشی از یک توصیه که من آموخته‌ام و سبب ایجاد تغییر نگرش در انجام کارها و بهره‌وری می‌شود، این است که: تفکر بر اساس تسک‌ها و تودوهایی که باید انجام دهید را متوقف کنید! در عوض به نتایجی که می‌خواهید به دست آورید فکر کنید.
درست است که، تسک‌ها و تودوها شالوده‌ی اصلی کار و بره‌وری هستند، اما یک نتیجه (outcome) چیزی فراتر از یک بلوپرینت (Blueprint) است، بهترین نسخه از هدف است. نتیجه، یک هدف است که داستانی برای گفتن دارد - برای خودمان و برای دیگران - جایی که می‌خواهیم به آن برسیم. نتیجه، بر اساس قدرت تجسم ساخته می‌شود، قدرتی که باعث تشویق ما برای تجسم آخرین سطح توانایی‌مان می‌شود، چیزی که دیده نمی‌شود، اما با ذره ذره وجود حس می‌شود.

در شرکت من به نام هِلو آلفرد (Hello Alfred)، افراد و تکنولوژی را در کنار هم به کار گرفته‌ایم تا به مردم برای خرید مواد غذایی، خدمات خشکشویی و دیگر تسک‌ها و تودوهای هفتگی و روزانه کمک کنیم. اما نتیجه‌ای که ما برای کاربران‌مان در نظر گرفته‌ایم و برای رسیدن به آن تلاش می‌کنیم، بر اساس آخرین سطح تجسم‌مان است: زمانی که آنها پس از یک روز پر مشغله به خانه باز می‌گردند، ببینند که تمام کارها انجام شده است.

ممکن است این روش ساده به نظر برسد، اما اساسا راهی است متفاوت برای کار کردن و فکر کردن به این موضوع است که چگونه کارها را به سرانجام برسانیم. تیک زدن تسک‌ها در لیست کارهای روزانه ممکن است به ما احساس بهره‌ور بودن بدهد. اما برای اینکه واقعا بهره‌ور باشیم، باید نتیجه‌ای را که می‌خواهیم، به صورت شفاف برای خود تجسم کنیم و هر چه را که انجام می‌دهیم پیرامون آن ترسیم کنیم.

نتایج را بنویسید، نه لیست کارهای روزانه (تودوها)

این بدان معنا نیست که لیست کارهای روزانه خود را دور بی‌اندازید. لیست کارهای روزانه یک ابزار مفید برای انجام کارهاست. رچارد برانسون (Richard Branson) روی تودولیست‌ها (لیست کارهای روزانه) قسم می‌خورد. وارن بافت (Warren Buffet) اهداف را به دو لیست قابل مدیریت و لیست دور انداختنی تقسیم می‌کند. جیمی دیامون (Jamie Diamon) لیست کارهای روزانه خود را بر روی کارت‌هایی یادداشت کرده و در داخل جیبش نگه می‌دارد. مارک اندریسن (Marc Andreessen) لیست کارهای روزانه خود را به صورت معکوس می‌نوشت و آنچه را که از این لیست انجام می‌داد، ذخیره می‌کرد.

یک نظرسنجی که در سال 2017 توسط لینکدین برگزار شد، نشان داد که 63 درصد از افراد حرفه‌ای، لیست کارهای روزانه‌ای دارند، اما فقط 11 درصد از آنها، تمامی آنچه را که در لیست نوشته‌اند، انجام می‌دهند.

مسئله این نیست که لیست کارهایی که می‌خواهیم انجام دهیم را بنویسم. بلکه مسئله این است که باید لیست کارهایی را بنویسیم که در راستای نتایجی باشد که می‌خواهیم به دست بیاوریم.

این موضوع، تفاوت کلیدی تفکر بر مبنای نتایج است. نتایج، تسک‌ها و تودوها را مشخص می‌کنند، این کار تناقض انتخاب مجموعه کارهای بدون محتوا و بدون نظم و ترتیب را از بین می‌برد. با اجتناب از وظیفه تراشی [های بیهوده و بی حساب و کتاب]، تفکر مبتنی بر نتایج می‌تواند شما را به سمت بهره‌وری بیشتر و حس خوب موفقیت هدایت کند.

لحظه‌ای، تجربه شخصی خود را در نظر بگیرید. همه‌ی ما روزهایی را تجربه کرده‌ایم که سراسر احساس "بهره‌وری" و مفید داشتن داشته‌ایم، این زمانی است که بر روی لیست کارهای روزانه‌ی خود متمرکز می‌شویم و تمام چیزهای درون لیست را به خوبی انجام می‌دهیم. اما ممکن است روز بعد به شدت احساس کاهلی و غیرمولد بودن (unproductive) داشته باشیم، و از خود بپرسیم که زمان چگونه سپری شد؟! این اتفاق زمانی می‌افتد که ما وضعیت نهایی‌ای که می‌خواهیم به آن دست یابیم را در نظر نمی‌گیریم: در این حالت، ما معنا و محتوای عملی که انجام می‌دهیم را گم می‌کنیم [و نمی‌دانیم چرا به چنین کاری مشغولیم و یا چرا در حال انجام این تسک (کار) هستیم.]
اما زمانی که ما تصویری واضح و درک عمیقی از مقصد مورد نظر خود داشته باشیم - آن را بنویسیم و در ذهن نگه داریم - تلاش سختی که بر اساس نقشه راه‌مان انجام می‌دهیم، دقیقا هم ارزش کارهایی است که بر اساس تودولیست پیش می‌بریم. [به عبارتی دیگر، لیست کارهای روزانه‌مان همراستای مقصدی خواهد بود می‌خواهیم به آن برسیم.]

پیگیری نتایح در محیط کار

اگر نتایج را پیش بینی کنید و فعالیت‌های خود را پیرامون دستیابی به آن نتایج طراحی کنید، به اساس بهره‌وری شخصی دست یافته‌اید، توانایی بیان یک نتیجه پیش بینی شده و اشتراک گذاری آن به صورت گسترده برای بهره‌وری جمعی ضروری است. [به عبارتی یک سازمان باید بتواند نتیجه مورد نظر خود را به صورت جمعی تعیین و بین کارکنان به اشتراک گذارد تا تلاش جمعی در همان راستا شکل بگیرد.]

تحقیقات بسیاری وجود دارد که نشان می‌دهد شفافیت اهداف برای تلاش جمعی بسیار مهم است. تفکر نتیجه گرا می‌تواند به یک سازمان برای تمرکز و ایجاد شفافیت بر ماموریتش کمک کند، این شفافیت کمک می‌کند تا افراد سازمان به خوبی از وضعیت سازمان نسبت به اهدافش آگاه باشند.

در شرکت هِلو آلفرد (Hello Alfred)، تفکر نتیجه گرا، تنها خدمات ما را برای مشتریان‌مان تعریف نمی‌کرد، بلکه این تفکر، تعیین کننده آن بود که ما به عنوان یک شرکت چگونه عمل کنیم، و برنامه‌های ما را از سالانه تا فصلی و روزانه تعیین می‌کند. بنابراین هر کارمندی چه به عنوان یک مهندس، بازاریاب محصول یا دستیار اجرایی، می‌تواند این برنامه‌ها را با نقش فردی خود هم‌راستا کند. در اینجا می‌گویم که چگونه:

بنویسد. پس بیان نتیجه مطلوب مورد انتظارمان، آن را یادداشت می‌کنیم. چه این نتیجه مورد انتظار یک هدف جامع برای سازمان باشد، چه یک هدف فصلی و چه نتیجه مورد انتظار برای یک جلسه ملاقات، ما به صورت شفاف آنچه را که می‌خواهیم در نهایت به آن برسیم و دست یابیم را بیان می‌کنیم و می‌نویسیم. برای نمونه، "می‌خواهیم یک شرکت مورد اعتماد در سطح جهانی باشیم" یا "پس از پایان این فصل، می‌خواهیم ایکس درصد از مشتریان ما از خدمات ما به مانند یک ابزار رایج خانگی همچون وسایل الکتریکی استفاده کند." ما این موارد را می‌نویسیم تا بعدها به عنوان مرجعی برای مسئولیت پذیری‌مان باشد. [به عبارت ساده تر بدانیم چه می‌خواستیم و بتوانیم با رجوع به اهداف مکتوب‌مان بسنجنیم که چقدر به آنها نزدیک یا دور شده‌ایم.] زمانی که یک نتیجه را مشخص می‌کنیم، سعی می‌کنیم در طول زمان آن را دنبال کنیم، به صورت هفتگی و در نشست‌های مختلف به آن اشاره می‌کنیم تا هر لحظه تصویر آنچه که می‌خواهیم به آن برسیم در ذهن‌مان تازه شود.

به عنوان یک مالک عمل کنید. عمل کردن به عنوان مالک (owner) بدین معناست که نسبت به بهره‌وری و عملکرد خود مسئولیت پذیر باشیم و بدانیم که زمان خود را در این باره چگونه تخصیص دهیم. تفکر مبتنی بر نتیجه، همان طرز تفکر یا ذهنیت (mindset) مالکیت را می‌خواهد، به تک تک ما این قدرت را می‌دهد که وضعیت نهایی را تصور کنیم و خلاقیت خود را به گونه‌ای به کار بگیریم تا به بهترین نحو به نتیجه دلخواه‌مان برسیم.

این ذهنیت می‌تواند هر شغلی را - فارغ از اینکه چقدر تکراری و خسته کننده باشد - به چالشی تبدیل کند که نیازمند راهکارهای خلاقانه است. برای کارکنان آلفردز (Alfreds)، کسی که به عنوان نیروی خدماتی منزل به به خانه مشتریان می‌رود، شغلش به عنوان مدیر خانه مطرح می‌شود، چیزی فراتر از خریدن شیر و گذاشتن آن در داخل یخچال، چیزی فراتر از مرتب سازی تختخواب‌ها، چیزی فراتر از شستن لباس‌ها با کمک ماشین لباسشویی!! بلکه این کار تمرینی برای بهتر شدن در تشخیص خواسته و نتایج مورد انتظار مشتریان است به نحوی که نیارهای مشتری به بهترین نحو برطرف شود، به عبارتی زمانی که صاحب خانه پس یک روز کاری به خانه خود بر می‌گردد با همان ایده‌آلی روبرو شود [که در ذهنش تصور می‌کند] و ما به عنوان نتیجه مورد انتظار مشتریان تصور کرده‌ایم.

توانمندسازی افراد و کارکنان برای رسیدن به خروجی‌ها و نتایج و همچنین یافتن راه‌های خلاقانه جهت رسیدن به آنها، راه‌های جدیدی را برای رسیدن به تفکر وظیفه گرا (task-oriented thinking) باز می‌کند. برای نمونه، مدیر درآمدها (revenue manager) ممکن است به عنوان یک هدف، کار را با استخدام یک همکار فروش آغاز کند، اما تفکر بر اساس نتایج می‌تواند خواسته مورد انتظارش را اینگونه شفاف کند که "می‌خواهم در پایان فصل پنج قرارداد امضا شده بر روی میزم باشد" بنابراین استخدام یک نفر می‌تواند یکی از کارهایی باشد که باید انجام دهد.

Revenue management is the application of disciplined analytics that predict consumer behavior at the micro-market levels and optimize product availability and price to maximize revenue growth. from wikipedia

مدیریت درآمدها مجموعه از فعالیت‌های منظم تحلیل گرانه است که برای پیش‌بینی رفتار مصرف‌کنندگان در سطوح بازارهای خرد انجام می‌شود تا دسترسی به محصول و قیمت به گونه‌ای باشد که رشد درآمد بیشینه شود.

به داستان بچسبید. تصور یک نتیجه به عنوان آخرین وضعیتی که می‌تواند تجسم شود و عمیقا احساس شود یک تمرین در داستان سرایی (storytelling) است. [اهداف و خواسته‌ها] تنها به صورت داستان‌ها می‌تواند در زندگی روزانه‌مان رسوخ کند و به آن معنا ببخشد. نتایج، ساختار داستان سرایی و نیروی محرک اولیه‌ای در ما ایجاد می‌کند و سبب خواهد شد تا تسک‌ها و کارهای روزانه‌مان شکل بگیرد.

مدیر بخش مهندسی (توسعه) ما، تیم تحت سرپرستی خود را تشویق می‌کند که ذهنیت داستان سرایی داشته باشند تا یادشان نرود که فرایند توسعه و باز هم توسعه چیزی فراتر از حل مشکلات کاربران است. توانایی تجسم اینکه کاربران ما از اپ لذت می‌برند [تجربه کاربری (UX) خوبی دارند] یا تصور اینکه یک بروزرسانی (update) چگونه می‌تواند به تیم عملیات ما قدرت بیشتری برای انجام فعالیتش را بدهد، چیزی است که به کار تیم مهندسی (توسعه) ما معنا می‌بخشد.

دنبال کردن نتایج در زندگی

نتایج، همان قدرت داستان سرایی را تصویر می‌کنند که شرکت‌ها را وا می‌دارد تا بیانیه ماموریت خود را بر روی دیوار دفترشان ترسیم کنند. زمانی که همه نتیجه مشترکی را به اشتراک گذارند و یک وضعیت نهایی همسانی را تصور کنند، کار آنها لزوما یک هدف مشترک را در بر می‌گیرد که هر تسک به مانند پله‌ای از نردبان، آنها را به سوی یک ماموریت مشترک هدایت می‌کند.

در نهایت، تغییر ذهنیت و طرز تفکرمان از تفکر مبتنی بر تکمیل کارهای روزانه، به همترازی کارها با نتایجی که ما می‌خواهیم به دست آوریم، چیزی فراتر از یک استراتژی برای بهبود بهره‌وری در محل کار است. این روش حتا می‌تواند کارهای روزانه‌ای که هر روز بدون انگیزه انجام می‌دهیم را معنی و مفهوم ببخشد و انجام آنها را لذت بخش تر کند.

امتحانش کنید. روز خود را با تصور اینکه در انتهای روز می‌خواهید چه کارهایی را به سرانجام رسانده باشید شروع کنید، تصور کنید کجا می‌خواهید باشید، احساس شما چگونه خواهد بود. آن را بنویسد. اکنون شما آماده‌اید تا روز خود را حول محور بهره‌وری‌ای که می‌خواهید به دست آورید طراحی کنید و در نهایت لیست کارهای روزانه‌ای را تکمیل کنید که شما را شادمان خواهد کرد.

این نوشته، برگردان نوشته‌ای با عنوان Stop Thinking In Tasks And To-Dos. Start Thinking In Outcomes از مارسلا سپونه (Marcela Sapone) است که بر روی فوربس (Forbes) منتشر شده است. اگر این نوشته را مفید یافتید، آن را با دوستان خود به اشتراک بگذارید.

پیشنهاد خواندن نوشته‌ای دیگر با موضوع: بیشتر مردم هیچ ایده ای برای هدف گذاری ندارند! یک راه خوب، الهام گرفته از وارن بافت