Chuyển đổi số là gì?

Nhiều khái niệm mới như chuyển đổi số, học máy.... xuất hiện, gây nhầm lẫn cho những người "ngoài đạo" vốn không hiểu nhiều về CNTT hay viễn thông.

Lâm Việt Tùng, chuyên gia tư vấn CNTT - viễn thông cho Vodafone Ziggo (Hà Lan) chia sẻ bài viết chuyển đổi số là gì và nên áp dụng thế nào cho doanh nghiệp ở Việt Nam.

Năm 2019, lãnh đạo Việt Nam đã thành công trong việc nâng cao nhận thức về chuyển đổi số. Tuy nhiên, thực tế, một số doanh nghiệp lại nghĩ chuyển đổi số là số hóa, bằng cách quét thông tin từ văn bản giấy, lưu tập tin dưới dạng khác nhau như ảnh hay PDF trên máy tính chủ... Hay dùng chữ ký điện tử là đã số hóa quy trình báo cáo, nhưng các "sếp" vẫn tích cực ký trên văn bản giấy. Một số doanh nghiệp dùng hệ thống báo cáo Netezza hay Oracle nhưng nghĩ mình đã có nền tảng dữ liệu lớn để khai thác hành vi của khách hàng và không cần đầu tư gì nữa.

Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số là quá trình sử dụng công nghệ số trong các quy trình kinh doanh mới, hoặc sửa đổi các quy trình kinh doanh cũ, thay đổi văn hóa làm việc, nâng cao trải nghiệm khách hàng để đáp ứng yêu cầu của kinh doanh và thay đổi của thị trường, giảm chi phí vận hành, đem lại lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp. Cần nhấn mạnh, chuyển đổi số là sự chuyển đổi từ phương thức làm việc truyền thống sang dùng kỹ thuật số để tiết kiệm thời gian và kinh phí, chứ không phải là số hóa những tài liệu giấy tờ đã có dưới dạng PDF hay ảnh rồi lưu trữ vào máy tính.

Ví dụ, khách hàng của một ngân hàng mất thời gian điền tên họ, tài khoản, số tiền... vào mẫu giấy chuyển tiền, ký tên, sau đó nhân viên ngân hàng vẫn phải điền thông tin vào máy tính, ký, quét tờ khai và chứng minh nhân dân để lưu trữ, mất 30 phút của khách và nhân viên, chưa kể lỗi do viết tay và gõ phím. Đó là cách làm việc truyền thống.

Trong khi đó, khách hàng của công ty viễn thông muốn đổi gói cước từ 3G lên 4G, ở văn phòng đại diện, chỉ cần điền mã số khách hàng trên máy tính bảng. Mọi thông tin khách hàng hiện ra và khách ký tên trên tablet. Thông tin tự động lưu về hệ thống chăm sóc khách hàng và gửi tin nhắn, email thông báo gói cước đã thay đổi... Đó là chuyển đổi số.

Năm 2007, IDC đã chỉ ra SMAC là xu hướng của thế kỷ 21. SMAC bao gồm Social (Xã hội), Mobile (Di động), Analytics (Phân tích dựa trên nền tảng dữ liệu lớn) và Cloud (Điện toán đám mây). Còn theo Gartner, công nghệ số và kinh doanh công nghệ số là chất xúc tác cho sự thay đổi đang ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa người và máy và mang đến kết quả tốt hơn cho khách hàng.

Theo công ty tư vấn McKinsey, trong khi 90% doanh nghiệp nói họ đang tham gia vào một số hình thức số hóa, chỉ 16% nói đang có quyết tâm táo bạo. Nghiên cứu chỉ ra rằng cửa sổ cơ hội để đưa ra chiến lược chuyển đổi số phù hợp vẫn còn mở, nhưng không lâu."

Chuyển đổi số xuất hiện khi nào?

Có ý kiến cho rằng, sự bùng nổ chuyển đối số bắt đầu từ 2013, khi doanh thu của các cửa hàng bán lẻ ở Mỹ, nhân dịp giáng sinh và tết dương lịch giảm xuống 50% và doanh thu mua bán trực tuyến qua Internet tăng 81% so với ba năm trước đó. Thực ra, chuyển số đổi đã xảy ra trước, như mọi người không viết thư trên giấy mà nhắn tin, gửi thư điện tử qua điện thoại hay Internet, khiến bưu điện truyền thống gần như phá sản.

Sony Wakman thống trị trên thị trường nghe nhạc từ năm 1979, rồi ngủ quên trên chiến thắng và đến 2010 phải ngừng sản xuất khi các thiết bị số ra đời như iPod, iPhone và điện thoại Android. Cái tên Sony cứ mờ dần đi.

Năm 1998, Amazon giới thiệu hệ thống thương mại điện tử - bán sách trực tuyến, làm các nhà máy in sách gần như phá sản. Báo giấy thay dần bằng báo chí điện tử khi khi máy tính bảng ra đời và nhiều người đọc tin tức trực tuyến nhiều hơn.

Netflix không có hạ tầng viễn thông nhưng phát triển thành công dịch vụ xem phim theo yêu cầu khắp thế giới. Từ một công ty dẫn đầu về viễn thông với nhiều chi nhánh ở 12 nước châu Âu và 6 nước châu Mỹ La-tinh, Liberty Global chỉ còn vận hành ở bốn nước vì không nghĩ rằng Netflix với phần mềm qua Internet có thể chiếm được một lượng khách hàng xem phim khổng lồ.

Booking.com ở Hà Lan có thể quyết định giá khách sạn ở Venice, London, Paris, Phú Quốc... Mỗi ngày, hơn 1.550.000 phòng được đặt trước trên Booking, trang web hoạt động với 43 ngôn ngữ, có 28 triệu danh sách gồm 148.000 điểm đến tại 228 quốc gia và các vùng lãnh thổ.

Tháng 6/2017, Vinasun Taxi đòi Grab bồi thường 4,8 tỷ VND vì những thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp nhưng cuối cùng thua kiện. Grab, với phần mềm nhỏ trên điện thoại thông minh, đã chiếm được phần lớn thị trường taxi công nghệ ở Việt Nam và tạo ra sân chơi công bằng hơn cho các tài xế.

Vậy chuyện gì đã xảy ra? Nhờ các sản phẩm số quanh ta như điện thoại thông minh, máy bay không người lái, xe tự hành, các thiết bị IoT, điện toán đám mây, Facebook, Google, 4G rồi 5G..., số người kết nối Internet nhiều hơn, các phần mềm miễn phí nhiều hơn, vận tốc truyền dữ liệu nhanh gấp nhiều lần sau mỗi năm và lượng dữ liệu khổng lồ được thu thập từ người dùng và các thiết bị IoT.

Apple, Amazon, Netflix, Booking, Grab ... thành công bởi họ nắm bắt được các công nghệ số đang là xu hướng của thời đại và biết vận dụng sáng tạo vào việc kinh doanh của mình.

Chuyển đổi số được đưa vào ở hầu hết các công ty lớn như KPN, KLM, ABN-AMRO bank, Vodafone-Ziggo, Heineken... Tuy vậy, ở một số công ty, sự thay đổi rất chậm do sức ì quá lớn, chiến lược mơ hồ, không biết phải làm gì để đạt được mục đích, mối quan hệ giữa phòng kinh doanh và kỹ thuật vẫn không được cải thiện. 

Những câu hỏi đặt ra khi chuyển đổi số

Các doanh nghiệp cần suy nghĩ vai trò của CNTT thế nào, đã phục vụ tốt các giá trị cốt lõi của mình chưa, đã dễ thay đổi nhanh theo yêu cầu kinh doanh chưa

- Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm nào quản lý các quy trình, tài liệu, bảo mật và xác thực người dùng trực tuyến, giảm chi phí phát triển các chức năng mới, và các thay đổi không ảnh hưởng đến chức năng kinh doanh hiện tại. Có nên dùng nền tảng điện toán đám mây hay không, đã lưu trữ và thu thập thông tin khách hàng hay đối thủ tốt chưa và có nên lưu trữ trên nền tảng dữ liệu lớn hay không?

- Cách tổ chức CNTT & kinh doanh đã hiệu quả chưa hay vẫn theo chiều dọc tách biệt nhau?

- Cách quản lý nhân sự theo phòng ban hay theo nhóm, tổ chức các dự án theo phương pháp Waterfall - Thác đổ, Prince 2, PMI hay Agile - Linh hoạt như Safe, Less, Dad...

- Cách phục vụ khách hàng tốt chưa, có phải khách hàng là trung tâm không, làm sao giữ chân khách hàng, đã biết gì về các đối thủ, biết sử dụng và phân tích các hành vi của khách hàng từ các mạng xã hội dựa trên nền tảng dữliệu lớn hay chưa?

- Làm sao tạo ra sân chơi công bằng, phát huy sự sáng tạo của mọi thành viên trong doanh nghiệp để đổi mới sản phẩm hay dịch vụ theo ý thích của khách hàng và làm sao trong thời gian ngắn nhất có thể đưa sản phẩm mới ra thị trường?

- Tuỳ theo dịch vụ và sản phẩm của từng doanh nghiệp nên ứng dụng các công nghệ số như thế nào cho phù hợp, cần tham vấn các chuyên gia CNTT lập ra chiến lược chuyển đổi số riêng, phù hợp với kinh phí và khả năng của mình.

Về phía nhà nước, việc hoàn thiện khung pháp lý rất quan trọng trong quản lý, đảm bảo cho chất lượng sản phẩm, giải quyết tranh chấp bảo hành hay vận chuyển hàng hóa... cũng như thu thuế ra sao nếu các thanh toán đều bằng tiền mặt.

Nhà nước cần thẩm định các giải pháp thanh toán trực tuyến đã có, chọn ra một giải pháp tốt, đảm bảo cho người dùng, thúc đẩy nhận thức hơn nữa về phát triển các hệ thống thương mại điện tử và dịch vụ trực tuyến trên nền tảng điện toán đám mây. Hiện các cơ quan vẫn lưu văn bản và tài liệu, vừa trên máy tính và trên giấy, lãng phí và ảnh hưởng đến môi trường, cần thay đổi thành văn phòng không giấy. Đó là việc chuyển đổi ý nghĩa, có thể làm được ngay trong thời gian ngắn và tiết kiệm nhiều tỷ đồng.

Chuyển đổi số là thách thức nhưng là hướng đi tất yếu của doanh nghiệp muốn tồn tại trong 10 năm tới. Các doanh nghiệp kinh doanh theo kiểu truyền thống cần thay đổi nếu không sớm muộn cũng sẽ thất bại và bị đào thải.

Lâm Việt Tùng