Как компании подготовиться к выездной налоговой проверке

В самом конце 2019 года налоговая инспекция разослала компаниям решения о назначении выездных налоговых проверок. Некоторые компании получили решение буквально 30 декабря, а кто-то на бланках от 2020 года получил решение, датированное декабрём 2019 (да, есть и такие).

Рассылать решение под самый Новый год — стандартная практика налоговой. Так она получает возможность проверить деятельность компании не только за 3 года, предшествующие 2019, но и весь 2019 год. Другой целью инициации проверки 2019 годом является проверка 2016 года, в котором у многих налогоплательщиков полно скелетов в шкафу.

Что должна сделать компания, которая получила решение о назначении выездной налоговой проверки? Как можно скорее обратиться к опытному адвокату, который специализируется на налоговых делах. Мы заявляем об этом однозначно и чётко.

Из этой статьи вы узнаете, как налоговый адвокат готовит компанию к визиту инспекторов и что он успевает сделать, чтобы максимально защитить бизнес.

Почему инспекция назначила в отношении компании выездную налоговую проверку?

Потому, что своих сервисах, в первую очередь АСК НДС-2, инспекция увидела, что компания имеет какие-то сделки с недобросовестными контрагентами.

Представим, что компания покупала кирпич у контрагента «Альфа», который, по мнению налоговой, этот кирпич поставить не мог. Почему не мог? У него нет техники, нет персонала, он работает с низкой налоговой нагрузкой и заявляет слишком большой вычет по НДС. Возможно, он не заплатил НДС с продажи этого кирпича. Все это инспекция видит в своих сервисах и делает вывод, что этот контрагент — техничка, что покупки кирпича на самом деле не было.

Директор компании, в отношении которой назначена выездная налоговая проверка, как правило, понимают, какие контрагенты его компании интересуют налоговую.

Итак, мы знаем, что инспекция будет доказывать фиктивность купли-продажи кирпича у контрагента «Альфа».

Задача налогового адвоката № 1: проанализировать документы, оформляющие спорную сделку, найти в них недостатки оформления, противоречия и принять меры

Когда сотрудники инспекции придут в офис, они в первую очередь начнут смотреть договор и первичные документы по этой сделке:

• кто подписывал договор со стороны компании и со стороны Альфы;
• когда был подписан договор и когда подписывались первичные документы (товарные накладные, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры);
• в первичных документах они смотрят номенклатуру товара, его стоимость, вес, объём и так далее.

Какую информацию инспекция получает из этих документов? Самую разную, например:

• стоимость купленного кирпича;
• его объем;
• даты доставки и место, куда был доставлен кирпич;
• каким транспортом он доставлялся;
• кто был водителем и т.д.

Зачем это нужно инспекции? Чтобы найти в договоре и первичных документах нестыковки. Нестыковки позволят инспекции заявить о фиктивности сделки. Что это могут быть за нестыковки? Любые:

• договор со стороны компании «Альфа» подписывал человек, который не был её директором в день подписания договора, хотя в договоре значится, что это директор;
• вес доставленного кирпича — 10 т, а доставлялся он согласно документам обычной Газелью, у которой грузоподъёмность — полторы тонны;
• в товарно-транспортной накладной указаны номер и марка автомобиля, которым был доставлен кирпич. Однако инспекция из своей информационной базы знает, что этот номер принадлежит автомобилю совершенно другой марки;
• кирпича слишком много, компании он в таком объеме не нужен, так как у неё нет договоров на соответствующее строительство. При этом в распоряжении компании этого кирпича нет.

Оплошностей при составлении договора и первичных документов может быть сколько угодно. Задача адвоката на этом этапе — проанализировать эти документы, сопоставить их друг с другом, критически оценить, выявить в них непротиворечия, понять, каким образом эти противоречия возникли и принять соответствующие меры.

Итак, этот этап пройден. Документы на бумажных носителях изучены, противоречий в них нет. Что дальше?

Когда инспекция изучит документы, она начнёт копать под компанию с помощью свидетельских показаний.

Задача налогового адвоката № 2: подготовить свидетелей к допросам

Из документов инспекция знает, какой товар поставлялся, откуда и куда, кто его перевозил на каком автомобиле, кто был продавцом, а кто водителем, кто подписывал договор со стороны продавца и т.д. Всех людей, причастных к этой сделке, налоговая будет допрашивать как свидетелей. Кто эти люди:

• директора обеих компаний;
• менеджер покупателя, который искал, у какой бы компании купить кирпич и нашёл «Альфу»;
• менеджер Альфы;
• сотрудники склада Альфы, которые занимались отгрузкой кирпича;
• сотрудники базы/склада/стройплощадки, куда кирпич был доставлен (завсклада, кладовщик);
• прораб, который строил из этого кирпича какие-либо сооружения, если из этого кирпича что-либо строилась. Если не строилось, то вопрос, где кирпич;
• сторож или сотрудник охраны на объекте заказчика, который открывал ворота транспорту, который привёз кирпич на базу склада или стройплощадку и сделал соответствующую запись в журнале;
• и, возможно, один из самых интересных для налоговой персонажей — водитель, который кирпич перевозил.

Кстати, в последнее время инспекция очень дотошно изучает, как спорный товар попал к покупателю. Например, в одном деле инспекция детально изучила, как ведется журнал учета посетителей, как водитель транспорта получает пропуск для проезда на склад на территории компании: сначала водитель отмечается на посту охраны, потом звонит в один из отделов компании, затем проходит в этот отдел, получает там документы, возвращается к охране, охранник выписывает пропуск и только тогда транспорт с грузом проезжают на территорию компании.

Всё это инспекция очень подробно излагает в акте и решении по выездной проверке, а потом и в суде. В этом деле инспекция настаивала, что все эти манипуляции оставляют документальный след, но компания не смогла предъявить никаких документов, подтверждающих, что водитель и товар вообще попадали на территорию компании, а значит, сделка была фиктивна. Инспекция выиграла суд в описанном случае.

Что нужно налоговой от этих людей? Информация, причём информация, противоречащая тем данным, которые налоговая получила, изучая договор и первичные документы. Иными словами, налоговой нужны противоречия и нестыковки между показаниями свидетелей и первичными документами. Это позволит оспорить сделку.

Если хотя бы часть из указанных выше персонажей ответят на вопросы налоговой недостаточно четко, или вообще не сможет ответить, или что-то перепутает, то налоговая сделает вывод, что сделки на самом деле не было.

Разумеется, разным «действующим лицам» будут задаваться разные вопросы. Например, у менеджера в числе прочего спросят, каким образом он искал продавца, кто согласовывал с продавцом условия договора, кто согласовывал объем поставки и т.д.

И вот здесь у компании есть риск проколоться. Если в компании большую часть обычных сделок контролируют и проводят менеджеры, а эту сделку почему-то вел лично директор (сам нашёл эту компанию, сам вышел на связь, сам обсудил все важные моменты договора, переписку вёл со своей личной почты), и менеджеры про эту сделку ничего не знают, то для инспекции это будет сигналом, что сделка фиктивна.

У сторожа спросят, приезжал ли грузовой транспорт с кирпичом на базу/склад, попросят предъявить соответствующие записи в журнале.

У водителя спросят, откуда и куда он вёз товар, на каком автомобиле он это делал, кто выдавал товарно-транспортные накладные, в какой момент и так далее.

У заведующего складом спросят, знает ли он поставщика «Альфа», привозился ли на склад кирпич, кто его привозил, каким образом этот кирпич оприходовался, что происходило с кирпичом дальше, как он перед продавался или использовался в собственном строительстве и так далее.

Что делает налоговый адвокат? Фактически инспекция может проверить деятельность компании за 3 года, предшествующие году назначения проверки. Совершенно естественно, если за 3-4 года, которые прошли со времени оформления сделки, сотрудники что-то забудут. У водителя может быть по несколько маршрутов за один день из одной компании в другую. Он уже сто раз забыл про кирпич из компании «Альфа».

Но проблема в том, что даже самая естественная и нормальная забывчивость будет истолкована инспекцией как доказательство того, что с товаром никто не соприкасался, значит его не было, и поэтому сделка фиктивна. Какие в связи с этим задачи стоят перед налоговым адвокатом? Он должен:

• понять, кто может быть свидетелем по сделке с компанией «Альфа»;
• подготовить этих людей к допросу, то есть провести работу, чтобы эти люди освежили в памяти детали этой сделки и были готовы ответить налоговой на десятки вопросов.

Подготовка свидетелей запросу проходит с учётом того, какую функцию они выполняли. Инспекция будет задавать директору одни вопросы, менеджеру другие, водителю третьи. Адвокат должен предусмотреть эти вопросы.

Задача налогового адвоката № 3: обезопасить электронные источники информации

Свидетели и документы на бумажных носителях — это не все источники информации для налоговой. Вероятнее всего, инспекция придет в компанию с выемкой, в ходе которой будет смотреть, какая информация хранится в компьютерах компании, на жестких дисках, ноутбуках, флешках. Будет искать доказательства нереальности сделки там.

Иногда случается, что инспекция находит на компьютере компании файл, который должен был быть прислан контрагентом, например, счёт-фактура. Однако из свойств файла понятно, что он был изготовлен на компьютере компании. Для инспекции это аргумент, что сделка нереальна.

Инспекторов обязательно заинтересует электронная почта сотрудников, содержимое жестких дисков и профессиональных программ, например, 1С.

Но чего нет, то найти невозможно. Существуют методики, которые позволяют исключить доступ инспекции к информации, которая для неё не предназначена.

Задача налогового адвоката состоит в том, чтобы организовать работу сотрудников компании так, чтобы риск доступа инспекции к определенной информации был исключён. Возможно, для этого придется отказаться от части привычек. Например, если какая-то информация хранилась на жестких дисках компьютеров, то её придется перенести в облачное хранилище или удаленный сервер и работать в нём. Если сотрудники привыкли к автозаполнению полей «логин» и «пароль», то им придется отказаться от этой привычки и вводить логин и пароль каждый раз самостоятельно. Способы защиты электронной информации компании не ограничиваются тем, что изложено выше.

Задача налогового адвоката № 4: доказать, что должная осмотрительность была проявлена

Когда инспекция доначисляет налоги, она всегда обвиняет компанию в том, что та не проявила должную осмотрительность. То есть не собрала достаточное количество информации о компании, с которой собиралась работать.

Налоговый адвокат доказывает обратное. Каким образом? Например, он получает банковские выписки контрагента и доказывает, что контрагент несёт расходы, свойственные его бизнесу — платит аренду, коммунальные услуги, канцтовары и так далее.

Также разумно найти компании, которые работали с этим контрагентом, остались довольны работой с ним и могут это подтвердить.

Кроме того, есть вариант разработать ряд локальных актов самого налогоплательщика, которые регламентируют поиск, анализ и оценку благонадежности контрагентов.

Что в итоге?

В результате проведенных мероприятий компания готова встретить инспекторов во всеоружии, представить по требованию все документы и пояснения. Свою позицию о реальности сделки компания обоснует свидетельскими показаниями и документами. Таким образом, риск многомиллионных доначислений сводятся к минимуму.

Однако работа налогового адвоката на этом не заканчивается. Адвокат вовсе не сидит сложа руки, подготовив компанию к визиту инспекторов. Выездная налоговая проверка может длиться до года, при этом инспекция проводит разные мероприятия — осмотры, встречные проверки контрагентов, одних и тех же сотрудников она может вызывать на допросы по много раз. Адвокат со своей стороны корректирует действие сотрудников проверяемой компании, принимает участие в редактировании ответов на требования налогового органа, проводит мероприятия по сбору доказательств реальности деятельности контрагентов и сделок с ними.

Поэтому всё или почти всё из перечисленного выше делается не только до начала выездной проверки, но и в течение её. Это не отменяет важности подготовительной работы.

Компания должна быть подготовлена к визиту инспекторов до того, как они появятся на пороге. Пытаться что-то сделать, когда инспекторы уже изучают содержимое программы 1С, счета-фактуры, договоры и товарно-транспортные накладные, можно, но вероятность положительного исхода для компании многократно снижается.

Выводы

Когда компания получает решение о назначении выездной налоговой проверки, самое разумное — обратиться к налоговому адвокату, который полно и всесторонне подготовит компанию к проведению проверки.

Подготовка компании к проведению проверки предполагает защиту информации на бумажных носителях и в электронном виде; работу со свидетелями; обоснование того факта, что компания проявила должную осмотрительность.

Результат подготовки компании к проведению выездной проверки — минимальный риск налоговых доначислений.

Работа адвоката не ограничивается подготовкой компании к проведению выездной. Когда выездная уже идёт, адвокат корректирует действия сотрудников проверяемой компании, участвует в редактировании ответов на требования налоговой, собирает доказательства реальности деятельности контрагентов компании.