Практичний кейс: революційні зміни у закупівельній діяльності HD-group

Про шлях від служби закупівель до компанії Трейд Хаб

Акціонери  HD-group ще 2017 року розпочали проект з трансформації компанії з метою адаптації до нових викликів сучасного суспільства та способів ведення бізнесу.

Компанія послідовно йде курсом змін у стратегічному та управлінському підходах для досягнення більшої результативності. Черговим кроком стала революційна трансформація закупівель.

Керівник бізнес-напряму організації закупівель HD Group Максим Леонтьєв представив Mind практичний кейс трансформації закупівель. Експерт розповідає, які кроки було здійснено в рамках цієї трансформації і що планується згодом.

Протягом багатьох років закупівлі в нашій компанії вважалися допоміжною функцією, для забезпечення роботи наших виробничих підприємств, на базі яких перебували всі закупівельники. Через зазначену ситуацію регулярно виникали збої в роботі, і практично ніякої можливості контролю. Так тривало практично з самого заснування компанії.

Тому в якийсь момент нам довелось переглянути наше ставлення до закупівель. Адже розвиток технологій дає закупівлям не тільки місце за столом топ-управлінців нашої компанії, а фактично можливість стати дійовою особою і творцем цінності всього нашого бізнесу.

Як не парадоксально, одним з основних і найбільш лояльних клієнтів нашого холдингу є наші постачальники, оскільки від них залежить наша ефективність роботи. Хоча і вони так само залежать від нашої успішності.

Як трансформувати сферу закупівель

Сьогодні майбутнє закупівель нашої компанії базується не за принципом «купити дешевше». Ми запроваджуємо систему «спільного управління витратами і ризиками з нашими постачальниками».

Згідно із ним ми маємо розробили наступні алгоритмів:

• Централізація функції закупівель – запровадження «єдиного вікна» для роботи з холдингом. Відтепер від імені всіх наших підприємств з постачальниками працює окремий менеджер.
• Автоматизація процесів роботи з постачальником. Велика частина процесів взаємодії (участь в тендерах, підписання контрактів, замовлення), відбуваються у ІТ-системі, що надає компаніям можливість діяти асинхронно.
• Спільне планування роботи – дозволяє мінімізувати витрати на забезпечення продажу і зменшити вірогідність зриву поставок.
• Побудова гнучкою складської системи. Cпільна багаторівнева система складів включатиме склади постачальника, розподільчий склад, склади виробничих підприємств. Такий підхід знизить рівень складських залишків, й дозволить постачальникам працювати з меншими логістичними витратами.
• Формування довгострокової стратегії роботи з ключовими постачальниками.
• Зміни технологій виробництва з урахуванням рекомендацій важливих постачальників.
• Використання системи «Сировинних ф'ючерсів» і факторингу.
• Використання системи електронного документообігу.

Що було зроблено в рамках трансформації

Попередньо, ресурсами команди APS SMART, був проведений консалтинг закупівельної діяльності групи. Це дозволило нам оптимально визначитися з концепцією проекту автоматизації, його технічним та організаційним рішенням.

Результатом стало рішення винести закупівельну функцію в окремий підрозділ з чітким централізованим управлінням, що забезпечило повний контроль закупівель для керівництва за всіма виробничими підрозділами ГК.

Однією з ключових змін у роботі стало трансформування функції забезпечення. Цей процес у нас остаточно завершився створенням компанії ТОВ «Трейд Хаб». Нова компанія діє в логіці аутсорсингу бізнес процесів, відповідно до укладених агентських договорів. Відтак рівень винагороди закупівельників залежатиме напряму від якості їхньої роботи та рівня сервісу, який вони надають нашим виробничим підприємствам та партнерам.

Для наших партнерів-постачальників вже реалізовано багато можливостей для зручної та ефективної роботи. Вся інформація доступна он-лайн і зосереджена в одному (єдиному) місці – у системі APS SMART: контракти, замовлення, відвантаження.

Крім того, забезпечена можливість контролювати поставки – постачальник отримує інформацію про замовлення та місце його постачання. Надається інтерактивний доступ до закупівельного середовища для виконання операцій з погодження проєктів договорів без використання додаткових сторонніх інструментів, наприклад, мобільного телефону електронної пошти тощо. Також з 15 жовтня 2019 року постачальники можуть отримати дострокову оплату за поставленні товари і послуги, що здійснені з відстрочкою платежу не пізніше 4 годин з моменту отримання нами відповідного запиту.

В рамках проєкту вже реалізовано автоматичний розподіл заявок на закупівлю відповідно до їх категорій, укладання договорів та формування замовлень, що мінімізує людський фактор та значно прискорює процес опрацювання заявок.
Наразі реалізовано пілотний проєкт системи, яка спрощує контроль забезпечення. Так, механізм контролю граничних цін в рамках бізнес процесу дозволяє нам контролювати цінові коливання на ключові товарні позиції.

Даний сервіс ми розгортаємо на всіх підприємствах групи компанії.

Про додаткові сервіси

Також в рамках покращення якості управління товарними запасами, ми впроваджуємо систему автоматичного замовлення товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ). Відповідно до плану продажів готової продукції, поточних залишків та товарів в дорозі, через корегування логістичних вимог формуємо рекомендовану кількість ТМЦ для замовлення. Даний сервіс дозволить нам прискорити процес поповнення залишків ТМЦ, що збільшить швидкість їх обігу на підприємстві.

Ми розробляємо сучасний цифровий сервіс для клієнтів – мобільний додаток Trade Hub. Завдяки цій розробці буде вдосконалено бізнес процеси клієнтів, що ініціюють закупівлю або продають товари. Додаток дозволить клієнту максимально просто приєднатись до сервісу, розміщувати заявки та керувати їхнім життєвим циклом.

При цьому всі необхідні функції  будуть доступні  на  смартфоні.
Розпочинаючи змінювати щось одне, не можна не змінити те, що є дотичним до процесу, який реформується. Але ми послідовно реформуємо процеси компанії, маємо грандіозні плани на майбутнє та відкриті до співпраці з розробниками.